„Unsere Daten liegen bei Microsoft, die sichern das schon.“ Diesen Satz hören wir häufig – und er beruht auf einem Missverständnis, das im Ernstfall richtig teuer wird. Microsoft sorgt dafür, dass der Dienst läuft. Für Ihre Daten sind Sie zuständig. Das steht so in den Vertragsbedingungen, und es ist kein Kleingedrucktes, sondern das Fundament des Modells.
Verfügbarkeit ist kein Backup
Microsoft betreibt Ihre Postfächer und Dateien hochverfügbar: mehrfach gespiegelt, über Rechenzentren verteilt, gegen Hardwaredefekte und Ausfälle abgesichert. Genau das leistet die Georedundanz – und genau da hört sie auf.
Denn Spiegelung schützt nicht vor dem häufigsten Datenverlust überhaupt: Jemand löscht etwas. Und die Spiegelung repliziert das Löschen zuverlässig auf alle Kopien.
Wie lange Microsoft Ihre Daten wirklich aufhebt
Die Standardwerte sind kürzer, als die meisten vermuten:
- Gelöschte E-Mails liegen nach dem Ordner „Gelöschte Elemente“ standardmäßig rund 14 Tage im Bereich der wiederherstellbaren Elemente, erweiterbar auf maximal 30 Tage.
- Ein gelöschtes Postfach lässt sich in der Regel 30 Tage lang zurückholen. Danach ist es weg.
- SharePoint und OneDrive halten gelöschte Inhalte über beide Papierkorb-Stufen zusammen 93 Tage vor.
Rechnen Sie das gegen die Realität: Dass eine wichtige Datei fehlt, fällt oft erst beim Jahresabschluss auf. Dass ein Mitarbeiter beim Ausscheiden Ordner geleert hat, bemerkt man Monate später. Nach 93 Tagen hilft kein Support-Ticket mehr.
Die Szenarien, in denen es wirklich weh tut
Ransomware und kompromittierte Konten
Wird ein Konto übernommen, kann der Angreifer Postfächer leeren, Dateien verschlüsseln und Aufbewahrungseinstellungen ändern – mit den Rechten des Benutzers, an der Sicherheitstechnik vorbei. Ein Backup außerhalb des Tenants ist dann die einzige Rückfallebene.
Der ausscheidende Mitarbeiter
Wird die Lizenz eines Benutzers entzogen, läuft die Uhr für sein OneDrive und sein Postfach. Ohne vorherige Sicherung ist das Wissen aus Jahren nach kurzer Zeit unwiederbringlich.
Der Fehler, den niemand meldet
Eine falsch verschobene Bibliothek, ein versehentlich gelöschter Teams-Kanal samt Dateien, eine überschriebene Liste. Solche Vorgänge fallen selten sofort auf.
Der Verlust des Zugangs
Ein gesperrter Tenant, ein Streit um den Administratorzugang, ein Abrechnungsproblem: In all diesen Fällen liegen Ihre Daten zwar noch bei Microsoft – nur kommen Sie nicht heran.
Was das Gesetz dazu sagt
Geschäftsrelevante E-Mails und Belege unterliegen in Deutschland handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten – bei Buchungsbelegen bis zu zehn Jahre, unveränderbar und jederzeit lesbar. Kein Papierkorb der Welt erfüllt diese Anforderung. Archivierung und Backup sind dabei zwei verschiedene Dinge: Das Archiv erfüllt die Aufbewahrungspflicht, das Backup stellt den Betrieb wieder her. Ein Mittelständler braucht beides.
Und was ist mit „Microsoft 365 Backup“?
Microsoft bietet inzwischen einen eigenen Backup-Dienst an. Der ist schnell und gut integriert – aber er sichert innerhalb desselben Tenants. Gegen versehentliches Löschen hilft das. Gegen einen kompromittierten oder gesperrten Tenant hilft es nicht. Die Regel, dass eine Sicherung getrennt vom Original liegen muss, gilt in der Cloud genauso wie im Serverraum.
Wie eine saubere Sicherung aussieht
- Vollständiger Umfang: Exchange Online, SharePoint, OneDrive, Teams inklusive Chats und Kanälen – und die Aufgaben- und Kalenderdaten dazu.
- Getrennte Ablage: außerhalb des Microsoft-365-Tenants, mit eigener Anmeldung.
- Unveränderbar gespeichert, damit auch ein Angreifer mit Administratorrechten die Sicherung nicht löschen kann.
- Aufbewahrung nach Ihren Vorgaben statt nach den 93 Tagen von Microsoft.
- Feine Wiederherstellung: eine einzelne Mail, ein Ordner, ein ganzes Postfach – ohne dass gleich alles zurückgespielt werden muss.
- Regelmäßig getestet. Eine Sicherung, aus der noch nie jemand etwas zurückgeholt hat, ist eine Vermutung, kein Backup.
Unser Angebot
Wir richten die Microsoft-365-Sicherung als Managed Service ein und betreiben sie: Einrichtung, tägliche Überwachung, Wiederherstellung auf Zuruf und ein regelmäßiger Rückspieltest, den Sie schwarz auf weiß bekommen. Damit erfüllen Sie die Aufbewahrungspflichten und haben im Ernstfall eine Rückfallebene, die nicht im selben Konto liegt wie das Problem.
Mehr zu unseren Leistungen finden Sie unter Microsoft 365 und Service & Support. Sie wissen nicht, wie Ihre aktuelle Sicherung aussieht? Dann fangen wir genau damit an.
