Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
E-Rechnung im Mittelstand: Was seit 2025 gilt, was 2027 kommt – und was Ihre IT dafür können muss
Empfangen müssen Sie elektronische Rechnungen schon heute. Ausstellen müssen Sie sie ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 Euro liegt, ab 2028 dann alle. Die eigentliche Arbeit steckt nicht im Versand, sondern davor und danach: strukturierte Daten empfangen, prüfbar verarbeiten und acht Jahre unveränderbar aufbewahren. Genau das ordnen wir mit Ihnen – technisch, nicht steuerrechtlich.
Die Fristen im Überblick
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfang elektronischer Rechnungen ist Pflicht | Alle inländischen Unternehmen im B2B-Geschäft |
| 01.01.2027 | Ausstellung elektronischer Rechnungen ist Pflicht | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Ausstellung ist Pflicht ohne Umsatzgrenze | Alle übrigen Unternehmen im B2B-Geschäft |
Ausgenommen sind Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro, Fahrausweise sowie Rechnungen an Privatpersonen. Kleinunternehmer müssen empfangen können, aber nicht ausstellen. Die steuerrechtliche Einordnung für Ihren Einzelfall trifft Ihr Steuerberater – wir sorgen dafür, dass die Technik dahinter funktioniert.
Ab wann trifft es Ihr Unternehmen?
Entscheidend ist der Umsatz des Vorjahres. Tragen Sie ihn ein, dann sehen Sie, ab wann Sie Rechnungen elektronisch ausstellen müssen.
Orientierungswert auf Basis der Umsatzgrenze von 800.000 Euro. Verbindlich ist die Einschätzung Ihres Steuerberaters – für die technische Vorbereitung ist das Datum aber genau genug.
Was eine E-Rechnung ist – und was keine
Eine PDF-Datei per E-Mail ist keine elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes, auch wenn sie digital ankommt. Gefordert ist ein strukturiertes Format, das eine Maschine auslesen kann, ohne dass jemand Zahlen abtippt. In Deutschland sind das im Wesentlichen zwei Formate: XRechnung, ein reiner Datensatz ohne Sichtbeleg, und ZUGFeRD, das den Datensatz in eine PDF-Datei einbettet – für das Auge ein gewohnter Beleg, für die Software ein auswertbarer Datensatz.
Für den Alltag bedeutet das: Sie brauchen keinen neuen Rechnungsstil, sondern einen Weg, wie die Daten strukturiert entstehen, strukturiert ankommen und strukturiert liegen bleiben.
Die drei Stellen, an denen es in der Praxis hakt
- Der Empfang. Viele Unternehmen haben 2025 ein Postfach eingerichtet und das Thema damit für erledigt erklärt. Kommt dort eine XRechnung an, liegt sie als XML-Datei im Posteingang – lesbar für die Software, nicht für den Menschen. Ohne Anzeigemöglichkeit und ohne Weg in die Buchhaltung entsteht genau die Handarbeit, die das Verfahren vermeiden sollte.
- Die Verarbeitung. Prüfen, freigeben, kontieren, buchen: Wenn dieser Weg weiterhin über ausgedruckte Belege und Unterschriftenmappen läuft, bringt die E-Rechnung keinen Vorteil, sondern einen Zwischenschritt mehr. Der Nutzen entsteht erst, wenn Freigabe und Buchung digital zusammenlaufen.
- Die Aufbewahrung. Der strukturierte Teil der Rechnung ist das Original und muss acht Jahre unveränderbar aufbewahrt werden. Ein Ordner auf dem Dateiserver erfüllt das nicht, weil jeder ihn ändern kann. Dafür braucht es ein revisionssicheres Archiv und eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie der Beleg durchs Haus läuft.
Was BES dafür bereitstellt
Wir kümmern uns um die Infrastruktur, auf der das läuft: den gesicherten Empfangsweg, die Ablage, die Aufbewahrung und die Anbindung an Ihre vorhandenen Systeme.
- Postfach und Empfangsweg sauber eingerichtet, inklusive Anzeige der XML-Rechnungen für Menschen
- Revisionssichere Archivierung mit Aufbewahrungsfristen und Suchbarkeit über alle Belege
- E-Mail-Archivierung nach GoBD, damit auch die Begleitkommunikation nachvollziehbar bleibt – siehe Microsoft 365 Backup & Archivierung
- Backup der Belegdaten nach der 3-2-1-1-0-Regel, damit ein Archiv auch nach einem Ausfall noch existiert
- Berechtigungen und Protokollierung, damit nachvollziehbar bleibt, wer welchen Beleg gesehen und freigegeben hat
Die Software für Rechnungsausgang, Dokumentenmanagement und Freigabe-Workflows kommt aus unserer Unternehmensgruppe: BES Software & Digitalisierung betreut E-Rechnung, DocuWare und die Anbindung an ERP und Buchhaltung. Sie haben dabei denselben Ansprechpartner wie für Ihre IT – das ist der Unterschied zu zwei Dienstleistern, die sich gegenseitig die Zuständigkeit zuschieben.
So gehen wir vor
- Bestandsaufnahme. Wie viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen fallen an, welche Systeme sind im Einsatz, wo liegen die Belege heute, wer gibt frei?
- Lückenliste. Was fehlt für Empfang, Verarbeitung und Aufbewahrung – getrennt nach „bis 2027 nötig" und „sinnvoll, sobald Zeit ist".
- Umsetzung. Empfangsweg, Archiv und Anbindung einrichten, gemeinsam mit BES Software & Digitalisierung, wo Fachsoftware betroffen ist.
- Probelauf. Eine Woche im Parallelbetrieb mit echten Belegen, bevor umgestellt wird.
- Dokumentation. Sie erhalten die Beschreibung des Verfahrens, die Ihr Steuerberater und der Prüfer sehen wollen.
Drei Sätze, die wir oft hören
„Wir schicken doch schon PDFs."
Eine PDF-Datei ist ein Bild einer Rechnung, kein strukturierter Datensatz. Für die Pflicht zählt, dass eine Maschine die Positionen auslesen kann. ZUGFeRD löst das elegant: Es sieht aus wie Ihre gewohnte PDF-Rechnung und enthält die Daten zusätzlich eingebettet.
„Das macht unser Steuerberater."
Die steuerliche Beurteilung ja, den Belegfluss in Ihrem Haus nicht. Empfang, Anzeige, Freigabe, Archiv und Datensicherung liegen bei Ihnen – und genau dort setzen wir an, in Abstimmung mit Ihrem Berater.
„2027 ist noch weit."
Die Ausstellung ja. Der Empfang gilt seit Anfang 2025, und jede eingehende XRechnung, die heute unbearbeitet im Postfach liegt, ist bereits ein Problem in der nächsten Prüfung. Der Empfangsweg ist in wenigen Tagen eingerichtet.
Häufige Fragen
Reicht es, wenn wir E-Rechnungen ausdrucken und abheften?
Nein. Das Original ist der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck. Aufbewahrt werden muss der Datensatz selbst, unveränderbar und über die gesamte Aufbewahrungsfrist lesbar. Ein Papierausdruck ist bestenfalls eine zusätzliche Kopie.
Müssen wir ein neues ERP-System kaufen?
In den meisten Fällen nicht. Viele Systeme können XRechnung und ZUGFeRD bereits oder mit einem Update. Ob Ihres dazugehört, klären wir in der Bestandsaufnahme gemeinsam mit BES Software & Digitalisierung, bevor irgendjemand über eine Neuanschaffung spricht.
Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Für Buchungsbelege gelten acht Jahre. Entscheidend ist dabei nicht nur die Dauer, sondern die Unveränderbarkeit: Der Beleg muss über die gesamte Zeit im Original lesbar und nachweislich unverändert sein.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein, die Pflicht betrifft das Geschäft zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatpersonen sind ausgenommen, ebenso Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise.
Wir sind Kleinunternehmer – betrifft uns das überhaupt?
Ausstellen müssen Sie nicht. Empfangen schon: Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie sie entgegennehmen und aufbewahren können. Genau dafür richten wir den Empfangsweg ein.