IT für Handel in Mittelfranken: Kasse, Filialen und Onlineshop laufen – auch im Weihnachtsgeschäft

Welche IT-Probleme kosten Händler bares Geld?

Handel ist Marge mal Frequenz. Jede Minute, in der Kasse, Warenwirtschaft oder Shop nicht erreichbar sind, geht direkt vom Ergebnis ab – und die Kunden kommen nicht später wieder, sie kaufen woanders. Diese Schwachstellen begegnen uns in Mittelfranken am häufigsten:

Kasse offline, TSE meldet Fehler

Kassensysteme hängen an Internetverbindungen, Cloud-Diensten und der technischen Sicherheitseinrichtung. Fällt die Leitung aus oder läuft ein TSE-Zertifikat ab, geht es im besten Fall im Notbetrieb weiter – im schlechtesten steht die Schlange bis zur Tür.

Filialen mit eigener Insel-IT

Jede Filiale hat einen Router vom Provider, einen eigenen WLAN-Zugang und irgendein Gerät als Server. Niemand weiß, welche Firmware läuft und welche Passwörter gelten. Ein Wechsel des Filialleiters wird zum IT-Risiko.

Gäste-WLAN im Kassennetz

Kunden bekommen das WLAN-Passwort auf dem Kassenbon – und landen im selben Netz wie Kassen, Warenwirtschaft und Kartenterminals. Für Angreifer ist das eine offene Tür, für den Versicherer ein Ausschlussgrund.

Shop und ERP reden nicht miteinander

Bestände im Onlineshop stimmen nicht mit dem Lager überein, Bestellungen werden händisch übertragen, Preisänderungen dauern Tage. In der Saison eskaliert das zu Überverkäufen, Stornos und schlechten Bewertungen.

Saisonspitzen ohne Vorbereitung

Weihnachtsgeschäft, Aktionstage, Schulanfang: Mehr Kassen, mehr Aushilfen, mehr Bestellungen, mehr Anrufe. Wenn die IT nicht mitwächst, wird genau in der umsatzstärksten Zeit improvisiert.

Was BES für Handel und E-Commerce leistet

Kassensysteme und TSE zuverlässig betreiben

Wir sorgen für die Infrastruktur unter Ihrem Kassensystem: stabile Anbindung mit Ausfallreserve, überwachte Netzwerke, aktuelle Kassen-PCs und -Tablets, Abstimmung mit dem Kassenhersteller bei Updates und TSE-Zertifikaten. Laufzeiten der technischen Sicherheitseinrichtung behalten wir im Blick, damit der Austausch nicht im Dezember fällig wird. Welche Aufzeichnungs- und Meldepflichten für Ihre Kassen gelten, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Filialvernetzung mit Managed Firewall

Jede Filiale erhält eine Managed Firewall von Securepoint oder Sophos, zentral verwaltet und per VPN mit Zentrale und Warenwirtschaft verbunden. Kassen, Büro, Kartenterminals, Kameras und Gäste laufen in getrennten VLANs. Neue Filialen eröffnen wir nach Vorlage: Firewall, Switch, Access Points vorkonfiguriert, Inbetriebnahme in Stunden statt Tagen.

WLAN für Fläche, Lager und Gäste

Nach einer WLAN-Ausleuchtung bauen wir mit Ubiquiti UniFi ein Netz, das Verkaufsfläche, Lager und Kassenzone zuverlässig abdeckt – mit eigenem Gäste-WLAN samt Anmeldeseite in Ihrem Erscheinungsbild, strikt getrennt vom Kassennetz und mit Bandbreitenbegrenzung.

Shop-Anbindung an ERP und Warenwirtschaft

Damit Bestände, Preise und Bestellungen zwischen Onlineshop, Kasse und Lager synchron bleiben, arbeiten wir mit unserer Schwesterfirma BES Software & Digitalisierung zusammen, die ERP-, CRM- und DMS-Lösungen für den Mittelstand entwickelt und anbindet. Wir liefern die Infrastruktur – Server oder TERRA Cloud, Schnittstellenbetrieb, Überwachung –, BES Software & Digitalisierung die Prozesslogik. Eine Ansprechstelle für beides.

Telefonie mit 3CX für Zentrale und Filialen

Die 3CX Cloud-Telefonanlage verbindet Filialen und Zentrale unter einer Anlage: Kundenhotline mit Warteschlange, Weiterleitung an die Filiale mit dem Artikel im Regal, Ansagen zu Öffnungszeiten und Aktionen, Softphone für den Kundenservice im Onlinegeschäft.

Kameras mit UniFi Protect

Kassenzone, Eingang, Lager und Anlieferung überwachen wir mit Ubiquiti UniFi Protect – im selben System wie das WLAN, mit lokaler Aufzeichnung und Zugriff für Berechtigte. Hinweisbeschilderung, Löschfristen und Information der Beschäftigten stimmen Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab; unsere Schwesterfirma CMD Datenschutz & Compliance unterstützt dabei.

Saisonfest durch Managed Services

Als Managed IT-Service überwachen wir Filialen, Server und Shop-Infrastruktur, reagieren garantiert in unter 2 Stunden auf Tickets und planen Saisonspitzen im Quartals-Roadmap-Gespräch: zusätzliche Kassen, Aushilfskonten, erweiterte Servicezeiten für verkaufsoffene Sonntage und Dezember. Standard ist Mo–Fr von 8 bis 17 Uhr; darüber hinaus vereinbaren wir Rufbereitschaft für Ihre Öffnungszeiten, für Kassen- und Shop-Systeme auf Wunsch rund um die Uhr. Cloud-Backup & Disaster Recovery sichern Warenwirtschaft und Shop-Daten ab.

Welche Anforderungen gelten im Handel?

Kassensicherung und GoBD: Elektronische Kassen brauchen eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, Kassendaten müssen unveränderbar aufbewahrt und bei Prüfungen exportierbar sein. Wir sorgen für Betrieb, Backup und Dokumentation der Systeme; steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Kartenzahlung: Wer Kartenzahlungen annimmt, ist an Sicherheitsvorgaben der Zahlungsanbieter gebunden – insbesondere an die Trennung des Zahlungsverkehrs von anderen Netzen. Netzsegmentierung und Firewall erfüllen genau das.

Datenschutz: Kundendaten im Shop, Kundenkarten, Gäste-WLAN-Anmeldungen und Videoüberwachung fallen unter die DSGVO. Wir setzen technisch um, was Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten festlegen; CMD Datenschutz & Compliance übernimmt auf Wunsch diese Rolle.

Cyber-Versicherung und NIS2: Versicherer setzen MFA, Netztrennung und Offline-Backups voraus – der Cyber-Versicherung-Check zeigt, wo Sie stehen. Größere Handelsunternehmen und Lieferanten betroffener Kunden können zudem von NIS2 berührt sein; ob das für Sie gilt, prüfen Sie mit Ihrem Rechtsberater.

Wie läuft der Einstieg ab?

• Erstgespräch: Filialen, Kassensystem, Shop, Warenwirtschaft, Saisonverlauf – 30 Minuten per Teams oder in Ihrer Zentrale.
• Bestandsaufnahme in Zentrale und Musterfiliale: Netz, Kassen, WLAN, Backup, Schnittstellen – dokumentiert mit Docusnap.
• Konzept mit Festpreis pro Filiale: Zuerst Firewall, Netztrennung und Backup, dann WLAN, Telefonie, Kameras, Shop-Anbindung.
• Umsetzung außerhalb der Saison: Filiale für Filiale, vor Ladenöffnung oder am Ruhetag – nicht im Dezember.
• Betrieb: Monitoring, Support, Monatsreport, Quartals-Roadmap mit Saisonplanung.

Händler, die mit BES arbeiten

Wir betreuen Einzelhändler mit einem Standort ebenso wie Filialisten mit einem Dutzend Läden in Mittelfranken. Typisch ist der gleiche Aufbau in jeder Filiale: eine betreute Firewall, WLAN für Personal und Kunden getrennt, Telefonie über die Cloud und eine Anbindung von Kasse und Shop, die auch im Dezember trägt. Kundennamen nennen wir hier nicht – im Erstgespräch stellen wir gern den Kontakt zu einem Händler vergleichbarer Größe her, wenn dieser einverstanden ist.

Häufige Fragen