Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
Microsoft 365 Backup und E-Mail-Archivierung: Ihre Daten in der Cloud sind nicht automatisch gesichert
Microsoft betreibt die Plattform – für Ihre Postfächer, Dateien und Teams-Inhalte sind Sie selbst verantwortlich. Wir richten ein Exchange Online Backup samt SharePoint, OneDrive und Teams ein, betreiben es und ergänzen eine GoBD-konforme E-Mail-Archivierung. Aus Schwabach, Nürnberg und Weißenburg für Unternehmen in Mittelfranken.
Sichert Microsoft meine Daten nicht selbst?
Microsoft sichert, dass Microsoft 365 läuft: Rechenzentren, Server, Netzwerk, Verfügbarkeit des Dienstes. Das steht in den Nutzungsbedingungen, und Microsoft empfiehlt dort selbst, Daten regelmäßig mit Diensten Dritter zu sichern. Dieses Shared-Responsibility-Modell – geteilte Verantwortung – heißt konkret: Für die Plattform ist Microsoft zuständig, für die Inhalte sind Sie es. Löscht ein Mitarbeiter versehentlich einen SharePoint-Ordner, verschlüsselt Ransomware über einen synchronisierten OneDrive-Ordner hunderte Dateien oder deaktiviert ein Administrator ein Postfach falsch, dann tut Microsoft genau das, was es soll: Es speichert den aktuellen Zustand zuverlässig. Auch den kaputten.
Viele Geschäftsführer in Mittelfranken erfahren das erst, wenn eine Datei nach 90 Tagen nicht mehr im Papierkorb ist oder das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters mit der Lizenz gelöscht wurde. Ein Microsoft 365 Backup ist deshalb kein Zusatz für Vorsichtige, sondern die Fortsetzung dessen, was Sie bei Ihrem Dateiserver selbstverständlich hatten.
Bordmittel, Backup oder Archivierung – was leistet was?
Die drei Begriffe werden oft verwechselt, meinen aber unterschiedliche Dinge mit unterschiedlichem Zweck. Kein Werkzeug ersetzt das andere.
| Kriterium | Bordmittel Microsoft 365 | Microsoft 365 Backup | E-Mail-Archivierung |
|---|---|---|---|
| Zweck | Kurzfristiges Zurückholen, Versionen, Aufbewahrungsrichtlinien innerhalb des Dienstes | Wiederherstellung von Daten nach Verlust, Fehler oder Angriff – unabhängig von Microsoft | Revisionssichere, unveränderbare Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails nach Handels- und Steuerrecht |
| Wiederherstellung | Einzelne Elemente aus dem Papierkorb, Versionen einer Datei; komplette Postfächer oder Sites nur eingeschränkt | Einzelne Mail, Ordner, Datei, ganzes Postfach, komplette SharePoint-Site, Teams-Kanal – auf einen Zeitpunkt Ihrer Wahl | Suche und Export einzelner Mails, kein Zurückspielen ganzer Postfächer vorgesehen |
| Aufbewahrung | Papierkorb 30 bis 93 Tage, Versionierung begrenzt, Richtlinien nur mit passender Lizenz und korrekter Konfiguration | Frei definierbar, z. B. tägliche Sicherung mit zehn Jahren Vorhaltung, unabhängig von Lizenz und Benutzerkonto | Gesetzliche Fristen: 6 Jahre für Geschäftsbriefe, 8 bzw. 10 Jahre für Buchungsbelege – automatisch, ohne Eingriff der Nutzer |
| GoBD-Eignung | Nein – Nutzer können löschen, Vollständigkeit ist nicht nachweisbar | Nein – Backup ist Kopie, kein unveränderbares Archiv | Ja – vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar, mit Verfahrensdokumentation |
| Schutz vor Ransomware | Eingeschränkt – verschlüsselte Versionen werden mitsynchronisiert | Ja – Sicherung liegt getrennt vom Tenant, Rücksprung auf sauberen Stand | Ja für E-Mails – Archiv ist schreibgeschützt |
| Schutz vor Admin-Fehler | Nein – Admin-Löschung ist endgültig | Ja – Wiederherstellung aus externer Kopie | Ja für E-Mails |
| Schutz vor Insider | Nein – berechtigte Nutzer löschen dauerhaft | Ja – getrennte Zugangsdaten, Sicherung nicht aus dem Tenant löschbar | Ja – Löschung nur nach Fristablauf, protokolliert |
Was sichert das Microsoft 365 Backup von BES?
- Exchange Online: Postfächer, Kalender, Kontakte, Aufgaben, freigegebene und archivierte Postfächer
- SharePoint Online: Dokumentbibliotheken, Listen, Seiten, Berechtigungen
- OneDrive for Business: persönliche Dateien aller Nutzer inklusive Versionen
- Microsoft Teams: Teams, Kanäle, Chats, Dateien, Wiki-Inhalte
- Sicherung mehrmals täglich in ein Rechenzentrum in Deutschland – getrennt vom Microsoft-Tenant und mit eigenen Zugangsdaten
- Unveränderbare Sicherungen (Immutable Backup) gegen Ransomware und Manipulation
- Wiederherstellung durch unseren Support mit Reaktionszeit unter 2 Stunden – auf Element-, Postfach- oder Site-Ebene
- Monatlicher Report: Sicherungsstatus, Datenmenge, Fehler, durchgeführte Wiederherstellungen
Damit ist das Backup Teil Ihrer Wiederherstellungsstrategie, nicht nur ein Häkchen. Wie Server und lokale Systeme dazu passen, erklären wir unter Cloud-Backup & Disaster Recovery.
E-Mail-Archivierung nach GoBD: Was verlangt das Gesetz?
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) gelten für jedes Unternehmen, das Bücher führt – unabhängig von der Größe. E-Mails, die Handels- oder Geschäftsbriefe sind oder Buchungsbelege enthalten (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Reklamationen), müssen vollständig, unveränderbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden. Das Postfach in Outlook erfüllt das nicht: Nutzer können löschen und verschieben, und niemand kann nachweisen, dass nichts fehlt.
Eine E-Mail-Archivierung setzt vor dem Postfach an: Jede ein- und ausgehende Mail wird beim Transport kopiert und im Archiv unveränderbar abgelegt – bevor ein Nutzer sie überhaupt sieht. Die Aufbewahrungsfristen laufen automatisch, die Suche über alle Postfächer dauert Sekunden, und bei einer Betriebsprüfung zeigen Sie dem Prüfer einen sauberen Zugang statt ausgedruckter Ordner. Zur GoBD gehört außerdem eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie archiviert wird; die Vorlage dafür liefern wir mit.
Für Kanzleien und Arztpraxen gelten zusätzlich berufsrechtliche Anforderungen – mehr dazu unter IT für Kanzleien.
Der Lizenz-Aspekt: Warum Backup und Archiv Geld sparen können
In Microsoft 365 hängen Daten an Lizenzen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, wird seine Lizenz in der Regel weitergegeben – und das Postfach nach einer Frist gelöscht. Wer es behalten will, zahlt weiter oder muss es mit den Bordmitteln in ein inaktives Postfach umwandeln, was bestimmte Pläne voraussetzt. Mit einem externen Backup und Archiv liegen die Daten bereits außerhalb des Tenants: Die Lizenz kann sofort freigegeben werden, Postfach und Dateien bleiben wiederherstell- und durchsuchbar. Schon bei einer Handvoll Wechsel im Jahr rechnet sich das. Welche Pläne Sie überhaupt brauchen, klären wir in der Microsoft-365-Beratung.
Wie läuft die Einführung ab?
- Backup-Check. Wir sehen uns Ihren Tenant an: Aufbewahrungsrichtlinien, Papierkorb-Einstellungen, vorhandene Sicherungen, Lizenzen, Datenmenge. Sie erhalten eine klare Aussage, was heute wiederherstellbar wäre – und was nicht.
- Konzept. Wir legen fest, welche Dienste gesichert werden, wie oft, wie lange Sicherungen vorgehalten werden und wer Wiederherstellungen anfordern darf. Für die Archivierung definieren wir Fristen und Ausnahmen, etwa private Mails oder Betriebsrat.
- Einrichtung. Backup und Archiv werden an den Tenant angebunden, die Erstsicherung läuft, die Archivierung wird im Mailfluss aktiviert. Bestehende Postfächer werden nachträglich ins Archiv importiert.
- Testwiederherstellung. Bevor wir abnehmen, stellen wir gemeinsam ein Postfach, eine SharePoint-Bibliothek und einen Teams-Kanal wieder her. Ein Backup, das nie getestet wurde, ist eine Vermutung.
- Betrieb. Monitoring der Sicherungsjobs, Monatsreport, Wiederherstellungen über den Support, jährliche Testwiederherstellung, Anpassung im Quartals-Roadmap-Gespräch.
Preise
| Leistung | Microsoft 365 Backup | E-Mail-Archivierung GoBD | Paket Backup + Archiv |
|---|---|---|---|
| Umfang | Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams | Alle Postfächer, Journal-Archivierung, Verfahrensdokumentation | Beides, ein Ansprechpartner, ein Report |
| Speicher | Rechenzentrum in Deutschland | Rechenzentrum in Deutschland | Rechenzentrum in Deutschland |
| Preis je Nutzer/Monat | ab 6,50 € | ab 9,50 € | auf Anfrage |
Netto zzgl. MwSt., Laufzeit 12 Monate, Einrichtung einmalig nach Aufwand. Für Kunden im Managed Workplace ist das Microsoft 365 Backup Bestandteil des Pakets.
Häufige Fragen
Wir haben Aufbewahrungsrichtlinien in Microsoft 365 aktiviert. Reicht das nicht?
Aufbewahrungsrichtlinien verhindern, dass Inhalte innerhalb der Frist endgültig gelöscht werden – sie sind aber Teil desselben Tenants. Ein kompromittiertes Administratorkonto, ein Konfigurationsfehler oder eine Lizenzänderung wirken sich direkt auf sie aus. Außerdem ist die Wiederherstellung ganzer Postfächer oder Sites aufwendig. Richtlinien sind sinnvoll, ersetzen aber kein getrenntes Backup.
Ist ein Backup GoBD-konform?
Nein. Ein Backup ist eine Kopie zur Wiederherstellung; es garantiert weder Vollständigkeit noch Unveränderbarkeit einzelner Mails und ist nicht auf Auswertung durch einen Prüfer ausgelegt. Für die GoBD brauchen Sie eine Archivierung, die Mails vor dem Postfach abgreift und unveränderbar speichert. Beides zusammen deckt Wiederherstellung und Nachweispflicht ab.
Wo liegen die Sicherungen?
In einem Rechenzentrum in Deutschland, getrennt vom Microsoft-Tenant und mit eigenen Zugangsdaten. Die Sicherungen sind unveränderbar gespeichert, sodass sie weder von Ransomware noch von einem Angreifer mit Admin-Rechten gelöscht werden können.
Wie schnell bekomme ich eine gelöschte Datei oder Mail zurück?
Sie melden sich beim Support, wir reagieren innerhalb von 2 Stunden. Einzelne Elemente sind in der Regel innerhalb weniger Minuten wiederhergestellt, komplette Postfächer oder SharePoint-Sites je nach Datenmenge innerhalb weniger Stunden. Die Wiederherstellung kann an den ursprünglichen Ort oder in einen separaten Ordner erfolgen.
Was passiert mit dem Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters?
Postfach und OneDrive bleiben im Backup für die vereinbarte Vorhaltezeit und im Archiv für die gesetzliche Frist erhalten – auch wenn das Konto gelöscht und die Lizenz weitergegeben wird. Sie können Inhalte jederzeit durchsuchen, exportieren oder einem Nachfolger zuordnen lassen.