Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
Verfahrensdokumentation
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie steuerrelevante Belege und Daten in einem Unternehmen entstehen, verarbeitet, aufbewahrt und geschützt werden. Sie ist Pflichtbestandteil einer GoBD-konformen Buchführung.
Was ist eine Verfahrensdokumentation?
Die GoBD verlangen, dass ein sachverständiger Dritter – in der Praxis der Betriebsprüfer – innerhalb angemessener Zeit nachvollziehen kann, wie Ihr Unternehmen Belege behandelt. Die Verfahrensdokumentation liefert diese Übersicht. Sie besteht üblicherweise aus vier Teilen: einer allgemeinen Beschreibung des Unternehmens und der Abläufe, einer Anwenderdokumentation (wie arbeiten die Mitarbeitenden mit den Systemen), einer technischen Systemdokumentation (welche Hard- und Software ist im Einsatz, wie sind Rechte und Schnittstellen gestaltet) und einer Betriebsdokumentation (Backup, Archivierung, Änderungsmanagement, Zugriffsschutz).
Wichtig ist die Versionierung: Ändert sich ein Verfahren – etwa durch eine neue Buchhaltungssoftware oder den Umstieg auf Microsoft 365 –, muss die Dokumentation fortgeschrieben und die alte Version aufbewahrt werden.
Warum die Verfahrensdokumentation für den Mittelstand relevant ist
In vielen Unternehmen zwischen Nürnberg und Weißenburg existiert keine oder nur eine veraltete Verfahrensdokumentation. Das fällt so lange nicht auf, bis der Prüfer danach fragt. Fehlt sie, kann er die Nachprüfbarkeit der Buchführung in Zweifel ziehen – mit dem Risiko von Hinzuschätzungen. Besonders relevant wird das beim ersetzenden Scannen, also wenn Papierbelege nach der Digitalisierung vernichtet werden: Ohne dokumentierten Scanprozess ist die Beweiskraft der digitalen Kopie angreifbar.
Zugleich hat die Dokumentation einen praktischen Nutzen jenseits der Prüfung: Sie zwingt dazu, Abläufe, Zuständigkeiten und Systeme einmal sauber zu erfassen. Häufig kommen dabei Lücken zutage – etwa Rechnungen, die in privaten Postfächern liegen, oder Systeme, für die niemand mehr zuständig ist.
Was BES daraus macht
BES Systemhaus liefert den technischen Teil Ihrer Verfahrensdokumentation. Mit Docusnap erfassen wir automatisiert Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Software, Berechtigungen und Schnittstellen und halten die Systemdokumentation aktuell – ein fester Bestandteil unserer Managed IT-Services. Backup-Konzept, Wiederherstellungstests, Patchmanagement und Zugriffskontrolle dokumentieren wir laufend, sodass die Betriebsdokumentation nicht bei jeder Prüfung neu geschrieben werden muss. Bei Umstellungen auf Microsoft 365 richten wir Aufbewahrung und Archivierung ein und beschreiben das Verfahren nachvollziehbar, wie unter Microsoft 365 Beratung & Härtung und Microsoft 365 Backup & Archivierung dargestellt. Die fachliche Beschreibung der Buchhaltungsprozesse erfolgt gemeinsam mit Ihrem Steuerberater; für Kanzleien selbst finden Sie Hinweise unter IT für Kanzleien.
Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Ist die Verfahrensdokumentation Pflicht für jedes Unternehmen?
Nach den GoBD ja – für alle Buchführungspflichtigen, die digitale Systeme nutzen. Der Umfang richtet sich nach der Komplexität des Unternehmens; ein kleiner Betrieb braucht kein hundertseitiges Dokument.
Wer schreibt die Verfahrensdokumentation?
Die Verantwortung liegt bei der Geschäftsführung. Inhaltlich arbeiten Buchhaltung, Steuerberater und IT zusammen. Der IT-Dienstleister liefert typischerweise die System- und Betriebsdokumentation.
Wie oft muss die Dokumentation aktualisiert werden?
Bei jeder wesentlichen Änderung an Prozessen oder Systemen. Bewährt hat sich eine jährliche Durchsicht, etwa im Rahmen des Jahresabschlusses oder eines Roadmap-Gesprächs mit dem IT-Dienstleister.