Cloud-Telefonanlage mit 3CX: Telefonie für den Mittelstand – gehostet und betrieben von BES

Warum die alte Telefonanlage ablösen?

ISDN ist in Deutschland abgeschaltet. Viele Unternehmen in Mittelfranken telefonieren trotzdem noch über eine klassische Telefonanlage, die per Adapter an einem All-IP-Anschluss hängt. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert. Ersatzteile werden knapp, der Hersteller liefert keine Updates, der Techniker, der die Anlage kennt, ist im Ruhestand. Jede Änderung – ein neuer Mitarbeiter, eine geänderte Rufumleitung, ein zweiter Standort – bedeutet einen Vor-Ort-Termin und eine Rechnung.

Hinzu kommen die Anforderungen, die 2015 niemand hatte: Homeoffice, Mitarbeitende, die mit dem Smartphone unter der Firmennummer erreichbar sein sollen, Teams-Besprechungen, Warteschlangen für den Vertrieb, Auswertungen, wie lange Kunden warten. Eine Cloud-Telefonanlage löst das nicht als Zusatzmodul, sondern von Haus aus.

Was ist 3CX – und warum als gehostete Telefonanlage von BES?

3CX ist eine softwarebasierte VoIP-Telefonanlage (PBX), die auf offenen Standards (SIP) aufsetzt und mit Tischtelefonen gängiger Hersteller, Softphones und Apps arbeitet. Sie können 3CX selbst auf einem Server installieren – oder Sie lassen sie von uns in einem deutschen Rechenzentrum, der TERRA Cloud, hosten. Der Unterschied liegt im Betrieb: Bei der gehosteten Variante kümmern wir uns um Updates, Sicherheit, Backup der Konfiguration, Überwachung und Änderungen. Sie melden neue Mitarbeitende oder geänderte Öffnungszeiten per Ticket, wir setzen es um – Reaktionszeit unter 2 Stunden.

Für Sie heißt das: keine Hardware im Serverraum, kein Stromverbrauch, kein Wartungsvertrag mit dem Anlagenhersteller, keine Sorge um die nächste Sicherheitslücke. Die Telefonanlage ist ein Managed Service wie Firewall oder Backup.

Welche Funktionen bringt die 3CX Telefonanlage mit?

• Softphone für Windows und Mac: Anrufe am PC mit Headset, Anzeige des Anrufers, Klick-zum-Wählen aus Outlook und dem Browser
• Apps für iOS und Android: Firmennummer auf dem Smartphone, Rufweiterleitung, Status – ohne dass die private Handynummer sichtbar wird
• Microsoft-Teams-Integration: Telefonieren direkt aus Teams über die 3CX-Anlage, ohne teure Telefonie-Lizenzen von Microsoft
• Warteschlangen und Ringgruppen: Vertrieb, Support, Zentrale – mit Ansagen, Wartemusik, Überlauf und Rückruf
• Callcenter-Funktionen: Anrufberichte, Wartezeiten, Wallboard, Agentenstatus, Auswertung je Mitarbeiter und Gruppe
• Gesprächsaufzeichnung: bei Bedarf je Nebenstelle oder Warteschlange, mit Ansage und Löschfristen nach Datenschutzvorgaben
• Homeoffice ohne VPN: Softphone und App verbinden sich verschlüsselt direkt mit der Anlage – Tischtelefon zu Hause optional
• Standortvernetzung: mehrere Standorte in einer Anlage, interne Kurzwahl, gemeinsame Warteschlangen, ein Telefonbuch
• Videokonferenzen, Chat, Fax-to-Mail, Voicemail als E-Mail, Anbindung an CRM und ERP – etwa an die Lösungen unserer Schwesterfirma BES Software & Digitalisierung

SIP-Trunk, Rufnummern und Portierung

Eine Cloud-Telefonanlage braucht einen Anschluss an das öffentliche Telefonnetz. Das übernimmt ein SIP-Trunk: ein Vertrag mit einem Telefonie-Anbieter, über den Ihre Rufnummern per Internet an die 3CX-Anlage geführt werden. Wir beraten bei der Auswahl des Anbieters, bemessen die Anzahl gleichzeitiger Gespräche und richten den Trunk ein. Ihre bestehenden Rufnummern bleiben erhalten: Die Rufnummernportierung vom alten Anbieter zum SIP-Trunk-Anbieter organisieren wir, terminieren sie auf einen Tag und stellen sicher, dass Sie zu keinem Zeitpunkt unerreichbar sind. Mehr zum Begriff im Lexikon: SIP-Trunk.

Ausfallsicherheit: Was passiert, wenn das Internet ausfällt?

Die Frage kommt in jedem Erstgespräch, und sie ist berechtigt. Drei Ebenen sichern die Telefonie ab: Erstens läuft die Anlage im Rechenzentrum, nicht in Ihrem Gebäude – ein Stromausfall oder Wasserschaden bei Ihnen trifft die Anlage nicht. Zweitens sind Smartphone-Apps über das Mobilfunknetz weiterhin mit der Anlage verbunden; eingehende Anrufe erreichen Ihre Mitarbeitenden auch, wenn die Büroleitung tot ist. Drittens richten wir Notfallregeln ein: Fällt ein Standort aus, gehen Anrufe automatisch an den anderen Standort, an Mobiltelefone oder auf eine Ansage mit Rückrufoption. In Kombination mit einer zweiten Internetleitung oder LTE-Fallback an der Firewall ist der Standort selbst abgesichert.

Die Anlage selbst sichern wir täglich; ein Wiederanlauf auf einer neuen Instanz ist Teil unseres Betriebskonzepts, ebenso wie bei unserem Cloud-Backup & Disaster Recovery.

Was kostet eine Cloud-Telefonanlage im Vergleich zur klassischen Anlage?

Die klassische Anlage kostet einmal viel und dann bei jeder Änderung etwas. Die Cloud-Telefonanlage kostet monatlich planbar und enthält Änderungen und Betrieb. Die Werte in der Tabelle sind Erfahrungswerte aus Projekten in Mittelfranken, die Logik ist bei fast jedem Unternehmen dieselbe:

BEconnected: die Pakete im Überblick

Unser Managed-3CX-Angebot heißt BEconnected und wird nicht pro Nutzer abgerechnet, sondern nach gleichzeitigen Gesprächen. Das ist der ehrlichere Maßstab: Entscheidend ist nicht, wie viele Menschen ein Telefon auf dem Schreibtisch haben, sondern wie viele davon gleichzeitig telefonieren. In der Praxis telefonieren selten mehr als zwanzig Prozent Ihrer Belegschaft zur selben Zeit – deshalb reicht das kleinste Paket für bis zu vierzig Nutzer.

In jedem Paket enthalten: Hosting DSGVO-konform auf deutschen Servern, alle benötigten 3CX-Lizenzen, vollständiger Support und proaktives Monitoring samt Einspielen der Updates. Größere Ausbaustufen stellen wir maßgeschneidert zusammen.

Alle Preise netto zzgl. MwSt., Laufzeit 12 Monate. Tischtelefone gängiger SIP-Hersteller als Kauf oder Miete, Headsets optional. Gesprächskosten des SIP-Trunks je nach Anbieter und Tarif.

Wie läuft die Umstellung ab?

1. Bestandsaufnahme. Wir erfassen Nebenstellen, Rufnummern, Gruppen, Ansagen, Öffnungszeiten, Faxgeräte, Türsprechstellen und Sonderfälle. Gerade die Sonderfälle – der Aufzugnotruf, die Alarmanlage – entscheiden, ob der Wechsel reibungslos läuft.
2. Konzept. Wir planen Rufverteilung, Warteschlangen, Homeoffice-Nutzung, Teams-Anbindung und Endgeräte. Sie erhalten das Konzept mit Festpreis für Einrichtung und Betrieb.
3. Aufbau parallel. Die 3CX-Anlage wird im Rechenzentrum aufgebaut, Nebenstellen und Ansagen eingerichtet, Endgeräte vorkonfiguriert. Sie testen intern mit Testrufnummern, während die alte Anlage weiterläuft.
4. Portierung und Umschaltung. Am Portierungstag wechseln die Rufnummern auf den SIP-Trunk. Wir sind vor Ort oder per Fernwartung dabei, prüfen jede Gruppe und jede Ansage.
5. Einweisung und Betrieb. Kurze Schulung für Mitarbeitende und Zentrale, danach Betrieb mit Support, Monitoring und Monatsreport. Änderungen laufen über das Ticketsystem.

Kunden im Managed Workplace erhalten Telefonie, Arbeitsplatz und Microsoft 365 aus einer Hand – mit einem Ansprechpartner für alles.

Häufige Fragen