DATEV aus dem Rechenzentrum: SmartIT, DATEVasp oder weiter lokal?

Was DATEV angekündigt hat – und was nicht

DATEV hat die Umstellung des Portfolios offiziell angekündigt: Die Lösungen ziehen ab 2026 schrittweise in die Cloud. Im Herbst 2026 startet die erste große Welle mit der Umstellung von DATEV Eigenorganisation auf DATEV Kanzleimanagement, jede Kanzlei zu ihrem eigenen Zeitpunkt. Lohn, Finanzbuchhaltung und Steuern folgen. Die lokalen Varianten, so DATEV wörtlich, „laufen aus“; neue Entwicklungsschwerpunkte setzt DATEV nur noch in der Cloud.

Ein Abschaltdatum für lokale Installationen hat DATEV nicht genannt. Wenn Ihnen jemand erzählt, ab einem bestimmten Stichtag gehe lokal nichts mehr, stimmt das nicht. Was stimmt: Die Lebensdauer ist begrenzt, und es gibt harte Termine, die schon vorher wehtun.

Das ist in der Praxis der eigentliche Auslöser. Der Server ist fünf bis sieben Jahre alt, die Supportzusage fällt weg, und die Frage steht ohnehin im Raum: noch einmal Hardware kaufen – oder umziehen?

Die vier Wege im Vergleich

DATEV bietet drei Wege ins Rechenzentrum, dazu kommt der Verbleib im eigenen Haus. Die Unterschiede sind größer, als die Namen vermuten lassen.

Listenpreise DATEV, Stand Oktober 2026, netto. Zusatzmodule wie mobiler Arbeitsplatz, Microsoft 365 oder die Anbindung von Drittanbietern kommen jeweils hinzu.

Die Acht-Nutzer-Grenze sortiert fast alles. SmartIT ist für höchstens acht gleichzeitige Nutzer ausgelegt. Wer darüber liegt, landet bei DATEVasp – das sagt DATEV selbst, dort heißt es ausdrücklich, man könne „zur nächstgrößeren Lösung“ wechseln. Entscheidend ist dabei nicht die Zahl der Mitarbeitenden, sondern wie viele davon gleichzeitig in DATEV arbeiten.

Der Punkt, an dem Projekte scheitern: Ihre andere Software

Nicht DATEV ist das Problem, sondern alles, was mit DATEV spricht. In SmartIT gilt:

• Reine Cloud-Lösungen – unkritisch. Browserbasiert, keine Installation nötig.
• Hybride und lokale Anwendungen – laut DATEV „grundsätzlich nur eingeschränkt möglich“. Sie müssen in der SmartIT-Umgebung installiert werden, und das geht nur mit dem Zusatzmodul „Anbindung Drittanbieter“ und nur für ausgewählte, standardisierte Lösungen.
• Ihre Warenwirtschaft, Ihr DMS, Ihre Branchenlösung – gehören auf den Tisch, bevor eine Entscheidung fällt, nicht danach.

Genau diese Prüfung ist der erste Teil unserer Arbeit. Wir listen jede Anwendung mit DATEV-Berührung auf und klären mit dem jeweiligen Hersteller, ob und wie sie im Zielmodell läuft. Fällt eine Anwendung durch, ist die Antwort oft DATEVasp statt SmartIT – oder ein Zwischenschritt.

Für Unternehmen mit DATEV im Haus

Sie buchen selbst, führen den Lohn oder arbeiten mit Rechnungswesen compact – und der DATEV-Server steht im Serverraum neben der Warenwirtschaft. Typische Lage: Die Buchhaltung ist zu zweit, die Lohnabrechnung zu dritt, gleichzeitig in DATEV sitzen selten mehr als vier Personen. Das passt in SmartIT.

Die Fragen, die bei Ihnen zuerst zu klären sind:

• Der Belegfluss. Scannen Sie Eingangsrechnungen am Gerät in einen Ordner, der auf dem alten Server liegt? Dieser Weg muss neu gebaut werden.
• Die Schnittstelle zur Warenwirtschaft. Exportiert Ihr ERP Buchungssätze in ein Verzeichnis, das DATEV einliest? Im Rechenzentrum ist dieses Verzeichnis nicht mehr Ihr Laufwerk.
• Was sonst noch auf dem Server liegt. Freigaben, Vorlagen, Archive, vielleicht die Datenbank der Zeiterfassung. DATEV zieht um, dieser Teil nicht – er braucht einen eigenen Plan.
• Die Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Läuft der Austausch über DATEV Unternehmen online, ändert sich wenig. Läuft er über einen Datenträger oder eine Freigabe, ist jetzt der Moment, das zu ändern.

Für Steuerkanzleien

Bei Ihnen ist die Umstellung keine Option, sondern ein Fahrplan: DATEV kommt auf Sie zu, das Umstellungscockpit zeigt den Stand, und die Reihenfolge gibt DATEV vor. Was Sie entscheiden, ist, wo die Programme künftig laufen und wie Ihre übrige IT dazu passt.

Drei Dinge, die in Kanzleien regelmäßig unterschätzt werden:

• Der Mischbetrieb dauert Jahre. Es gibt keinen Stichtag, an dem alles umzieht. Lokale Programme, Rechenzentrumsanwendungen und Cloud-Module laufen parallel. Diese Phase ist der mühsame Teil, nicht der Umzug.
• Die Peripherie bleibt bei Ihnen. Dokumentenscanner, Etikettendrucker, Kartenleser für SmartCard und beA, die Telefonanlage. Das alles steht weiter in der Kanzlei und muss mit der neuen Umgebung zusammenspielen.
• Die Leitung wird zur Betriebsvoraussetzung. Ohne Internet kein DATEV. Eine zweite, technisch unabhängige Verbindung ist ab dem Umzug keine Kür mehr – und der Upload zählt mehr als der Download, weil Belege hochgeladen werden.

§ 62a StBerG: der Teil, über den kaum jemand spricht

Beauftragen Sie einen IT-Dienstleister, der Zugang zu mandatsbezogenen Daten bekommt, greift § 62a Steuerberatungsgesetz. Der Vertrag bedarf der Textform und muss den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten – ausdrücklich mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Die Kenntnisnahme fremder Geheimnisse ist auf das Erforderliche zu beschränken, und es muss geregelt sein, ob weitere Personen herangezogen werden dürfen; diese sind dann vom Dienstleister ebenfalls in Textform zu verpflichten. Dazu kommen die sorgfältige Auswahl und die Pflicht, die Zusammenarbeit unverzüglich zu beenden, wenn die Vorgaben nicht eingehalten werden.

Das betrifft Fernwartung, Hosting und jeden Subunternehmer. Wir bringen die Verpflichtungserklärung samt Liste der eingesetzten Unterauftragnehmer mit – fertig zum Gegenzeichnen, statt dass Sie sie selbst aufsetzen müssen. Eine Rechtsberatung ist das nicht; was im Einzelfall genügt, entscheiden Ihre Kammer oder Ihr Berufsrechtler.

Was wir machen – und was nicht

Wir führen den Umzug als Projekt: Bestandsaufnahme, Entscheidung, Koordination, Umsetzung vor Ort, Betrieb danach. Was wir nicht tun: uns zwischen Sie und DATEV stellen.

Vertragspartner für SmartIT oder DATEVasp bleiben Sie und DATEV. Wir arbeiten mit Ihrem DATEV-Partner zusammen, statt ihn zu ersetzen – das hat sich bei den Kanzleien und Unternehmen, die wir betreuen, als der reibungsärmste Weg erwiesen.

Wie der Umzug abläuft

1. Inventur. Wir erfassen Arbeitsplätze, gleichzeitige DATEV-Nutzer, jede Anwendung mit DATEV-Berührung, die Peripherie und die Leitung. Das Ergebnis bekommen Sie schriftlich – auch wenn Sie sich danach gegen uns entscheiden.
2. Entscheidungsvorlage. SmartIT, DATEVasp oder vorerst lokal, mit Kosten über drei Jahre gerechnet und den Punkten, die dagegen sprechen. Nicht jede Umgebung gehört ins Rechenzentrum.
3. Klärung der Drittsoftware. Wir fragen die Hersteller Ihrer Branchenlösungen an, bevor bestellt wird. Das ist der Schritt, der am häufigsten fehlt.
4. Vorbereitung vor Ort. Zweite Leitung, Endgeräte, Druck- und Scanwege, Konten mit Mehrfaktor-Anmeldung. Das passiert, während die alte Umgebung noch läuft.
5. Umzug und Parallelbetrieb. Umschaltung in einem abgestimmten Fenster, mit Rückfallplan. In den ersten Tagen ist jemand von uns erreichbar, der die Umgebung kennt.
6. Der alte Server. Was darauf bleibt, bekommt einen neuen Ort, eine Sicherung und ein Berechtigungskonzept. Danach wird er abgeschaltet und datenschutzkonform entsorgt – nicht vorher.

Häufige Fragen

Der erste Schritt kostet nichts

Bevor irgendetwas bestellt wird, steht die Bestandsaufnahme: Wie viele arbeiten gleichzeitig in DATEV, was hängt alles daran, was trägt die Leitung. Dafür nehmen wir uns 30 Minuten am Telefon oder per Teams – kostenlos und unverbindlich. Wenn dabei herauskommt, dass Sie vorerst beim eigenen Server bleiben sollten, sagen wir das auch.

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