IT für Arztpraxen in Mittelfranken: Sprechstunde ohne Stillstand, Patientendaten sicher

Welche IT-Probleme treffen Praxen am härtesten?

Praxis-IT ist über Jahre gewachsen: Der Softwareanbieter hat den Server aufgestellt, der Konnektor kam mit der Telematikinfrastruktur, das WLAN vom Elektrohändler, der Drucker vom Bürofachhandel. Jeder kümmert sich um sein Stück – niemand um das Ganze. Das zeigt sich meist in denselben Situationen:

Der Ausfall am Montagmorgen

Ein Update ist über Nacht hängen geblieben, der Server startet nicht, das Praxisverwaltungssystem ist nicht erreichbar. Rezepte, Überweisungen und Abrechnung stehen; das Team behilft sich mit Zettel und Stift. Ohne Monitoring fällt so etwas erst auf, wenn die ersten Patienten schon warten.

Konnektor und Kartenterminals als Blackbox

Die Telematikinfrastruktur funktioniert, bis sie es nicht mehr tut: Zertifikate laufen ab, Firmware braucht Updates, die Verbindung zum VPN-Zugangsdienst bricht ab. Wer dann zuständig ist – Softwareanbieter, Konnektor-Hersteller oder IT-Dienstleister – ist oft unklar.

Patientendaten ohne belastbares Backup

Das Backup läuft auf eine externe Festplatte, die neben dem Server liegt, oder in eine Cloud, deren Wiederherstellung niemand je getestet hat. Bei Verschlüsselung durch Schadsoftware sind Befunde, Termine und Abrechnungsdaten dann gemeinsam verloren.

Ein WLAN für Wartezimmer und Praxisnetz

Patienten surfen im selben Netz wie das Praxisverwaltungssystem, Ultraschallgerät und Kartenterminal. Ein infiziertes Smartphone im Wartezimmer hat damit theoretisch Zugang zu allem, was in der Praxis vernetzt ist.

Sicherheitsrichtlinie auf Papier statt in der Praxis

Die Anforderungen der IT-Sicherheitsrichtlinie sind bekannt, aber wer setzt sie um, wer dokumentiert, wer prüft jährlich nach? Bei einer Nachfrage der Kassenärztlichen Vereinigung oder des Datenschutzbeauftragten fehlt der Nachweis.

Was BES für Praxen, MVZ und Pflege leistet

Ein Verantwortlicher für die gesamte Praxis-IT

Als Managed IT-Service übernehmen wir Server, Arbeitsplätze, Netzwerk, Drucker und die Abstimmung mit Ihrem Softwareanbieter. Monitoring erkennt einen nicht gestarteten Server, bevor die Sprechstunde beginnt; Updates planen wir in praxisfreie Zeiten und prüfen sie vor dem Wochenende. Reaktion auf Tickets garantiert in unter 2 Stunden, bei Notfällen (Priorität 1) noch am selben Tag vor Ort.

Telematikinfrastruktur und Konnektor im Blick

Wir überwachen Konnektor, Kartenterminals und VPN-Zugang, behalten Zertifikatslaufzeiten und Firmware-Stände im Auge und koordinieren Updates mit dem Anbieter Ihres Praxisverwaltungssystems. Bei künftigen Änderungen der Telematikinfrastruktur – etwa neuen Zugangswegen – begleiten wir die Umstellung. Fachliche Fragen zur TI-Anbindung klären wir gemeinsam mit Ihrem Softwarehaus.

Backup und Notfallplan für Patientendaten

Praxisverwaltungssystem, Bilddaten und Dokumente sichern wir mit Cloud-Backup & Disaster Recovery in der TERRA Cloud in Deutschland – verschlüsselt, unveränderbar, mit regelmäßigen Wiederherstellungstests. Der IT-Notfallplan beschreibt, wie die Praxis bei einem Ausfall weiterarbeitet und wer was tut.

Netztrennung, Firewall und Patienten-WLAN

Eine Managed Firewall von Securepoint oder Sophos trennt Praxisnetz, Medizintechnik, Telematik und Gäste-WLAN in eigene Segmente. Das Patienten-WLAN bauen wir mit Ubiquiti UniFi – nach einer WLAN-Ausleuchtung, damit es auch im hinteren Behandlungsraum funktioniert und trotzdem strikt vom Praxisnetz getrennt bleibt.

Endgeräte, Microsoft 365 und Telefonie

Verwaltete Arbeitsplätze mit Verschlüsselung und aktuellen Virenschutz-Lösungen, Microsoft 365 mit Mehrfaktor-Anmeldung und Backup für Verwaltung und Abrechnung, eine 3CX Cloud-Telefonanlage mit Warteschlange für die Terminvergabe, Ansagen zu Sprechzeiten und Rückrufoption – damit die Anmeldung nicht dauerhaft am Hörer hängt.

Awareness für das Praxisteam

Mit Securepoint Awareness Training lernen Anmeldung, Medizinische Fachangestellte und Ärztinnen und Ärzte, Phishing-Mails, gefälschte Rechnungen und Anrufe angeblicher Techniker zu erkennen – kurz, praxisnah, wiederholbar.

Welche Vorgaben gelten für die IT in Arztpraxen?

IT-Sicherheitsrichtlinie nach § 75b SGB V: Die Kassenärztliche Bundesvereinigung legt darin fest, welche technischen und organisatorischen Maßnahmen Praxen abhängig von ihrer Größe umsetzen müssen – etwa aktuelle Software, Virenschutz, Firewall, sichere Passwörter, Verschlüsselung mobiler Geräte, getrennte Netze für Medizintechnik und regelmäßige Sensibilisierung. Wir setzen diese Anforderungen technisch um und dokumentieren sie. Welche Stufe für Ihre Praxis oder Ihr MVZ gilt, prüfen Sie mit Ihrer Kassenärztlichen Vereinigung oder Ihrem Berater – wir leisten keine Rechtsberatung.

Datenschutz bei Gesundheitsdaten: Patientendaten gehören zu den besonders geschützten Datenkategorien. Wir schließen für alle betreuten Systeme einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung und verpflichten uns zur Verschwiegenheit. Unsere Schwesterfirma CMD Datenschutz & Compliance stellt auf Wunsch den externen Datenschutzbeauftragten, den viele Praxen ab einer bestimmten Mitarbeiterzahl benennen müssen.

Telematikinfrastruktur: Der Anschluss an die TI ist für vertragsärztliche Praxen verpflichtend; Verfügbarkeit, Updates und Sicherheit der Komponenten liegen in der Verantwortung der Praxis. Wir nehmen Ihnen den technischen Teil ab.

Cyber-Versicherung: Versicherer setzen MFA, aktuelle Systeme und getrennte Backups voraus. Der Cyber-Versicherung-Check zeigt, ob Ihre Praxis die Bedingungen erfüllt.

Wie läuft die Zusammenarbeit an?

• Erstgespräch: Praxisgröße, Software, Standorte, aktuelle Ärgernisse – 30 Minuten, gern außerhalb der Sprechzeiten.
• Bestandsaufnahme in der Praxis: Server, Konnektor, Backup, Netz, WLAN, Arbeitsplätze – dokumentiert mit Docusnap und bewertet gegen die IT-Sicherheitsrichtlinie.
• Konzept mit Festpreis: Zuerst Backup, Netztrennung und Monitoring, dann Arbeitsplätze, WLAN und Telefonie.
• Umsetzung ohne Sprechstundenausfall: Umbauten am Mittwochnachmittag, Freitag oder Wochenende, Abstimmung mit dem Softwareanbieter.
• Betrieb: Monitoring, Support, Monatsreport, Quartals-Roadmap und jährliche Prüfung der Sicherheitsmaßnahmen.

Praxen, die auf BES setzen

Zu unseren Kunden gehören Einzel- und Gemeinschaftspraxen, MVZ und Therapiezentren in Mittelfranken – von der Zweizimmerpraxis bis zum Verbund mit mehreren Standorten. Typisch ist eine Kombination aus Netztrennung zwischen Praxisverwaltung und Patienten-WLAN, Cloud-Backup und Telefonie für die Anmeldung. Namen nennen wir hier nicht: Wer seine Praxis-IT betreut, ist für viele Inhaber keine Information, die ins Internet gehört. Wenn Sie vor einer Entscheidung mit einer vergleichbaren Praxis sprechen möchten, stellen wir im Erstgespräch gern den Kontakt her.

Häufige Fragen