Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
IT-Dienstleister wechseln: 7 Warnsignale, Vertrag prüfen und die Übernahme in 5 Schritten
Die meisten Unternehmen bleiben zu lange bei einem IT-Dienstleister, der nicht mehr liefert – aus Sorge vor Chaos, Datenverlust und Stillstand. Dieser Ratgeber zeigt, woran Sie erkennen, dass es Zeit ist, worauf Sie im Vertrag achten müssen und wie ein Wechsel zu BES ohne Ausfall gelingt.
Wann sollte man das IT-Systemhaus wechseln?
Nicht bei der ersten Störung. Ein Serverausfall, ein verpasster Rückruf, ein Fehler beim Update – das passiert jedem Dienstleister. Entscheidend ist das Muster: Wird die Zusammenarbeit über Monate schlechter, ohne dass sich etwas ändert? Dann kostet das Abwarten mehr als der Wechsel. Studien zeigen, dass rund zwei Drittel der IT-Entscheider im Mittelstand einen Anbieterwechsel innerhalb eines Jahres erwägen. Die Hauptgründe sind fast immer dieselben: reaktiver statt proaktiver Service, fehlende strategische Beratung, lange Reaktionszeiten und unvorhersehbare Rechnungen.
Die 7 Warnsignale beim IT-Dienstleister
Wenn Sie drei oder mehr dieser Punkte mit „ja“ beantworten, sollten Sie ein Gespräch führen – mit Ihrem aktuellen Dienstleister oder mit uns.
- 1. Die Reaktionszeit wird länger. Früher kam die Antwort in Stunden, heute in Tagen. Eine kleine Störung legt einen Arbeitsplatz einen halben Tag lahm – bei 30 Mitarbeitenden summiert sich das schnell zu mehreren Personentagen pro Monat.
- 2. Der Dienstleister arbeitet nur reaktiv. Er meldet sich, wenn Sie anrufen. Kein Monitoring, kein regelmäßiges Patchmanagement, keine Hinweise auf auslaufende Garantien oder Herstellersupport. Probleme werden erst nach dem Ausfall behoben.
- 3. Dieselben Probleme kehren wieder. Der Drucker, der jeden Monat neu eingerichtet werden muss. Der Server, der „einfach mal neu gestartet“ wird. Symptome werden behandelt, Ursachen nicht.
- 4. Die Rechnungen sind intransparent. Jeden Monat ein anderer Betrag, Positionen wie „Diverse Arbeiten“, Stundenaufschreibungen, die niemand nachvollziehen kann. Sie wissen nicht, was Ihre IT wirklich kostet.
- 5. Die Ansprechpartner wechseln. Jedes Mal erklärt man einer neuen Person die eigene Umgebung – oder es gibt nur eine Person, und die ist im Urlaub, krank oder gerade beim nächsten Kunden.
- 6. Es gibt keine Roadmap. Niemand spricht mit Ihnen über die nächsten zwei Jahre: Server-Ende, Cloud, NIS2, Cyber-Versicherung, KI. Der sieben Jahre alte Server läuft, „solange er läuft“.
- 7. Dokumentation und Zugangsdaten liegen nur beim Dienstleister. Sie wissen nicht, welche Systeme Sie haben, welche Lizenzen laufen und wer die Admin-Passwörter kennt. Im Streitfall haben Sie keinen Zugriff auf Ihre eigene IT.
Das siebte Signal ist das gefährlichste – und gleichzeitig der Grund, warum viele den Wechsel scheuen. Genau deshalb beginnt unsere Übernahme mit der Dokumentation.
Kündigungsfrist und Vertrag prüfen
Bevor Sie kündigen, klären Sie vier Punkte im bestehenden Vertrag. Wir helfen dabei im Erstgespräch – die rechtliche Prüfung bleibt Ihnen oder Ihrem Anwalt überlassen.
| Prüfpunkt | Worauf es ankommt |
|---|---|
| Laufzeit und Kündigungsfrist | Mindestlaufzeit, automatische Verlängerung, Frist (häufig 3 Monate zum Laufzeitende). Kündigungstermin notieren und schriftlich kündigen. |
| Eigentum an Daten und Dokumentation | Wem gehören Konfigurationen, Dokumentation, Lizenzen, Domains, Microsoft-365-Tenant? Alles, was in Ihrem Namen läuft, muss an Sie übergeben werden. |
| Mitwirkungspflichten bei Übergabe | Ist der Dienstleister zur Herausgabe von Zugangsdaten und zur Mitwirkung verpflichtet? Falls nicht: frühzeitig schriftlich anfordern. |
| Gebundene Leistungen | Mietgeräte, Firewall-Lizenzen, Backup-Speicher, Telefonanlage, Hosting – mit eigenen Laufzeiten. Wir übernehmen, was übernehmbar ist, und planen den Rest zum Stichtag. |
Übernahme in 5 Schritten – so läuft der Wechsel zu BES
Ein Dienstleisterwechsel dauert in der Regel vier bis zwölf Wochen. Nicht, weil die Technik so lange braucht, sondern weil wir Ihre Kündigungsfrist nutzen, um alles zu dokumentieren und parallel vorzubereiten. Ihre Mitarbeitenden merken vom Wechsel im Idealfall nichts.
1. Erstgespräch
30 Minuten, per Teams oder Telefon. Wir hören zu: Was stört Sie, welche Systeme haben Sie, wann läuft Ihr Vertrag aus? Kostenlos und unverbindlich.
2. Bestandsaufnahme und Dokumentation
Wir erfassen Ihre Umgebung mit Docusnap: Server, Clients, Netzwerk, Lizenzen, Cloud-Dienste, Backup, Firewall. Ergebnis: eine Dokumentation, die Ihnen gehört – egal, wie Sie sich entscheiden.
3. Übernahmeplan
Festes Team, Betreuungsmodell (Managed, Co-Managed oder Cloud-First), Stichtag, offene Risiken mit Priorität. Wir sprechen auf Wunsch direkt mit Ihrem bisherigen Dienstleister.
4. Parallelbetrieb und Stichtag
Monitoring, Patchmanagement und Backup laufen bereits mit, bevor der alte Vertrag endet. Zugangsdaten werden übernommen und geändert, Ihre Mitarbeitenden bekommen die neue Support-Nummer.
5. Betrieb mit Monatsreport
Ab dem ersten Monat erhalten Sie einen Bericht: Tickets, Reaktionszeiten, Patchstand, Backup-Status, offene Risiken. Einmal im Quartal besprechen wir die IT-Roadmap.
Ihr Aufwand
Ein Kick-off-Termin, ein Ansprechpartner auf Ihrer Seite, die Kündigung an den bisherigen Anbieter. Den Rest übernehmen wir – auch die unangenehmen Gespräche.
Unsere Garantien beim Wechsel
- Dokumentation gehört Ihnen. Die Docusnap-Dokumentation aus der Bestandsaufnahme vor Ort erhalten Sie in jedem Fall – auch, wenn Sie sich gegen BES entscheiden.
- Zugangsdaten gehören Ihnen. Alle Admin-Konten, Lizenzen, Domains und Cloud-Tenants laufen auf Ihr Unternehmen. Sie erhalten einen versiegelten Notfallzugang.
- Exit-Klausel und Datenrückgabe. Unser Vertrag regelt schriftlich, was bei einer Kündigung passiert: Wir übergeben Ihnen sämtliche Daten, Zugangsdaten und Konfigurationen vollständig und in einem gängigen, weiterverarbeitbaren Format, unterstützen bei der Übergabe an den neuen Dienstleister innerhalb einer angemessenen Frist und löschen anschließend die bei uns verbleibenden Kopien. So bleiben Sie jederzeit Herr über Ihre eigenen Daten.
- Fester Ansprechpartner statt anonymes Ticketsystem. Ein Team an unseren Standorten Schwabach, Weißenburg und Nürnberg, mit über 30 Spezialisten im Hintergrund – Vertretung inklusive.
- Reaktion in unter 2 Stunden auf Tickets. Diesen Wert sehen Sie jeden Monat im Report.
„Wir halten niemanden dadurch, dass wir Wissen für uns behalten. Wer zu uns kommt, bekommt seine Dokumentation, und wer wieder geht, nimmt sie vollständig mit. Wenn ein Kunde nur deshalb bleibt, weil er sonst nicht weiterkäme, haben wir unsere Arbeit nicht gut gemacht.“
Checkliste „7 Warnsignale“ zum Download
Wir haben die sieben Warnsignale mit Prüffragen für Ihr nächstes Gespräch mit dem Dienstleister in einer PDF-Checkliste zusammengefasst.
Tragen Sie Ihre E-Mail-Adresse ein, dann schicken wir Ihnen die Unterlage sofort zu. Kein Newsletter, keine Weitergabe.
Unterwegs zu Ihnen. Die Unterlage liegt in ein bis zwei Minuten in Ihrem Postfach – schauen Sie notfalls im Spam-Ordner nach.
Häufige Fragen
Wie lange dauert ein Wechsel des IT-Dienstleisters?
Vom Erstgespräch bis zum Stichtag rechnen wir mit vier bis zwölf Wochen, abhängig von Kündigungsfrist und Größe der Umgebung. Die eigentliche Umschaltung passiert an einem Tag, meist am Wochenende oder abends. Weil Monitoring und Backup vorher parallel laufen, gibt es keinen ungeschützten Zeitraum.
Was ist, wenn der alte Dienstleister keine Zugangsdaten herausgibt?
Das kommt vor, ist aber selten – die meisten Kollegen übergeben professionell. Wir fordern die Daten schriftlich mit Frist an und begleiten das Gespräch. Wo nötig, setzen wir Passwörter über Herstellerwege zurück oder bauen Systeme neu auf. Rechtlich sind Sie als Eigentümer der Systeme im Vorteil; bei Streit empfehlen wir anwaltliche Beratung.
Was kostet die Übernahme?
Das Erstgespräch und der IT-Check online sind kostenfrei; die ausführliche Bestandsaufnahme vor Ort ist kostenpflichtig. Für die Übernahme selbst berechnen wir einen Aufwand, der von der Anzahl und dem Zustand der Systeme abhängt – Sie erhalten dafür vorab einen Festpreis, keine offene Rechnung. Die laufende Betreuung kalkulieren wir ebenfalls als Festpreis nach der Bestandsaufnahme vor Ort.
Kann ich meinen aktuellen Dienstleister für Teilbereiche behalten?
Ja. Manche Kunden lassen zum Beispiel eine Branchensoftware weiter vom bisherigen Partner betreuen. Wir klären Zuständigkeiten schriftlich, damit im Störungsfall klar ist, wer handelt. Dasselbe gilt für Unternehmen mit eigener IT-Abteilung, siehe Co-Managed IT.
Betreuen Sie Unternehmen im gesamten Mittelfranken?
Ja. Von unseren Standorten Schwabach, Weißenburg und Nürnberg betreuen wir Unternehmen in Nürnberg, Fürth, Erlangen, Roth, Ansbach, Gunzenhausen, Treuchtlingen und Eichstätt – per Fernwartung und vor Ort.
Sie erkennen Ihren Dienstleister in den Warnsignalen wieder? Dann lassen Sie uns 30 Minuten sprechen – ohne Verpflichtung, mit einer ehrlichen Einschätzung, ob und wie ein Wechsel für Sie sinnvoll ist.