Microsoft 365 richtig einführen – nicht nur die Postfächer umziehen

Was „wir haben Microsoft 365" in der Praxis meist bedeutet

In der Bestandsaufnahme sehen wir fast immer dasselbe Bild. Die Anmeldung läuft nur mit Kennwort, weil die Zwei-Faktor-Anmeldung „zu umständlich" war. Dieselbe Datei liegt auf dem alten Server, in OneDrive, in einem Teams-Kanal und im Postfach als Anhang, und niemand weiß, welche die aktuelle ist. Ein ausgeschiedener Mitarbeiter hat noch Zugriff, weil sein Konto nie deaktiviert wurde. Und auf die Frage nach dem Backup kommt die Antwort: „Das macht doch Microsoft."

Keiner dieser Punkte ist ein Vorwurf – sie entstehen, wenn niemand die Verantwortung für die Plattform hat. Genau das ist der Unterschied zwischen einem Umzug und einer Einführung.

Was wir tun

• Migration ohne Ausfall. Postfächer, Kalender, Kontakte und Dateien wandern im Hintergrund; umgeschaltet wird zu einem abgestimmten Zeitpunkt. Der alte Stand bleibt bis zur Freigabe erreichbar.
• Härtung der Anmeldung. Zwei-Faktor-Anmeldung für alle, Richtlinien für den bedingten Zugriff, Sperren für Anmeldungen aus Regionen, in denen Sie nicht arbeiten, Schutz der Administratorkonten.
• Eine Ablage statt vier. Wir legen fest, was nach SharePoint gehört, was nach OneDrive und was in Teams – und räumen den Rest auf, statt ihn mitzunehmen.
• Berechtigungen, die jemand versteht. Zugriffe über Gruppen statt einzeln vergeben, dokumentiert und regelmäßig geprüft.
• Geräteverwaltung mit Intune. Firmengeräte und – wo gewünscht – private Mobiltelefone eingebunden, mit Verschlüsselung, Bildschirmsperre und Fernlöschung bei Verlust.
• Schutz vor Phishing und Schadsoftware über Defender for Business, abgestimmt auf die Lizenz, die Sie ohnehin haben.
• Backup und Archivierung. Microsoft sichert die eigene Infrastruktur, nicht Ihre Daten gegen Löschung und Verschlüsselung – siehe Microsoft 365 Backup & Archivierung.

Welche Lizenz Sie wirklich brauchen

Lizenzen sind der Posten, bei dem am häufigsten zu viel oder falsch gezahlt wird – meist, weil einmal ein Plan gewählt wurde und danach nie wieder jemand hingeschaut hat. Die Grundfrage ist überschaubar:

Für die meisten Unternehmen in unserer Region ist Business Premium der richtige Plan – er enthält genau die Sicherheitsfunktionen, die sonst teuer zugekauft werden. Die ausführliche Gegenüberstellung steht im Lexikon unter Business Premium und E3 im Vergleich. Wichtig ist der zweite Schritt: Eine Lizenz zu haben heißt nicht, ihre Funktionen zu nutzen. Der Großteil dessen, was Sie bereits bezahlen, ist im Auslieferungszustand abgeschaltet.

Was die Pläne kosten

Damit Sie eine Größenordnung haben – das sind die Listenpreise von Microsoft, je Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung, netto:

Listenpreise laut microsoft.com, Stand September 2026, netto zuzüglich Umsatzsteuer, jährliche Abrechnung. Microsoft passt diese Preise regelmäßig an – zuletzt im Juli 2026 nach oben. Monatlich kündbare Verträge kosten spürbar mehr, größere Mengen können günstiger sein. Verbindlich ist immer unser Angebot.

Wichtiger als der Listenpreis ist meist die Frage, wer welchen Plan überhaupt braucht. In fast jedem Haus, das wir übernehmen, finden wir zwei Muster: Alle haben denselben teuren Plan, obwohl die Hälfte ihn nicht braucht – oder es laufen Lizenzen für Leute weiter, die längst gegangen sind. Beides fällt bei der Bestandsaufnahme auf und rechnet sich oft schon im ersten Jahr.

Zu Copilot: Microsoft bietet Business Standard und Premium inzwischen auch im Bündel mit Copilot Business an; Premium kostet damit 27,73 € statt 19,06 €. Ob sich das lohnt, hängt daran, ob im Haus tatsächlich mit den Office-Programmen gearbeitet wird oder überwiegend in Fachanwendungen. Wir raten dazu, das an ein paar Arbeitsplätzen auszuprobieren, bevor es für alle gebucht wird.

Vor dem KI-Assistenten kommt das Aufräumen

Copilot ist derzeit das häufigste Thema in Erstgesprächen, und die Erwartung ist berechtigt. Nur hat der Assistent eine unangenehme Eigenschaft: Er sieht alles, was der jeweilige Nutzer sehen darf. In einer Umgebung mit gewachsenen Berechtigungen bedeutet das, dass plötzlich Gehaltslisten oder Kündigungsentwürfe in Suchergebnissen auftauchen – nicht, weil die KI etwas falsch macht, sondern weil die Freigaben nie aufgeräumt wurden.

Deshalb ist unsere Reihenfolge: erst Berechtigungen bereinigen und Ablagen ordnen, dann Copilot. Dazu kommt eine Pflicht, die viele noch nicht kennen – wer KI im Unternehmen einsetzt, muss seine Mitarbeitenden nachweisbar im Umgang damit schulen. Wir liefern beides: die technische Vorbereitung und die Grundlagenschulung.

So läuft ein Projekt ab

1. Bestandsaufnahme. Wir schauen uns Ihren Tenant an: Lizenzen, Sicherheitsstand, Ablagen, Berechtigungen, Geräte. Das Ergebnis ist ein schriftlicher Befund mit Prioritäten und einer Bewertung, wo Sie im Vergleich stehen.
2. Sofortmaßnahmen. Zwei-Faktor-Anmeldung, Schutz der Administratorkonten, offensichtliche Fehlfreigaben – das sind Tage, keine Monate, und es senkt das Risiko sofort spürbar.
3. Struktur. Ablagekonzept, Teams- und SharePoint-Struktur, Berechtigungsmodell über Gruppen, abgestimmt mit den Abteilungen, die damit arbeiten.
4. Migration. Umzug der verbliebenen Datenbestände, Einbindung der Geräte, Schulung der Anwender in kurzen Einheiten statt einem Ganztagstermin.
5. Absicherung. Backup und Archivierung einrichten, Wiederherstellung testen, Dokumentation übergeben.
6. Betrieb. Laufende Pflege im Rahmen der IT-Flatrate, mit Monatsreport und Quartalsgespräch.

Drei Sätze, die wir oft hören

Häufige Fragen