IT für Kanzleien in Mittelfranken: Mandantendaten schützen, Fristen halten, mobil arbeiten

Welche IT-Probleme haben Kanzleien besonders häufig?

Kanzleien arbeiten mit hochsensiblen Daten, sind eng getaktet und meist zu klein für eine eigene IT-Abteilung. Das führt zu einem typischen Muster: Die IT wurde vom Softwareanbieter der Fachanwendung, einem Bekannten und dem letzten Dienstleister jeweils ein Stück weit eingerichtet – ein Gesamtverantwortlicher fehlt.

Der Server im Aktenkeller

Fachanwendung, Dokumente und E-Mails liegen auf einem Server, der seit Jahren läuft. Wartungsvertrag abgelaufen, Betriebssystem am Ende des Supports, Backup auf eine Festplatte im selben Raum. Ein Wasserschaden oder ein Verschlüsselungstrojaner trifft damit Daten und Sicherung gleichzeitig.

Microsoft 365 im Auslieferungszustand

Viele Kanzleien nutzen Exchange Online und Teams, haben aber weder Mehrfaktor-Anmeldung für alle, noch Regeln gegen Weiterleitungen nach außen, noch ein eigenes Backup der Postfächer. Ein kompromittiertes Konto reicht, um Mandantenschriftverkehr abzugreifen.

Homeoffice über den privaten Rechner

Mitarbeitende greifen von zu Hause auf Akten zu – über den Familien-PC, ohne Verschlüsselung, ohne Trennung von privat und dienstlich. Das ist bequem, aber mit dem Berufsgeheimnis kaum vereinbar.

E-Mails ohne rechtssichere Archivierung

Gelöschte oder umsortierte Mails, Postfächer ausgeschiedener Mitarbeitender, keine unveränderbare Ablage: Bei einer Betriebsprüfung oder in einem Haftungsfall fehlt der Nachweis.

Stillstand am Fristtag

Wenn am Abgabetag die Fachanwendung nicht startet oder das Postfach hängt, entscheidet die Reaktionszeit des IT-Partners über Haftung und Mandantenbeziehung. Rückrufe „im Laufe des Tages“ reichen dann nicht.

Was BES für Kanzleien leistet

Microsoft 365 gehärtet und gesichert

Wir richten Microsoft 365 so ein, wie es eine Kanzlei braucht: Mehrfaktor-Anmeldung für alle, bedingter Zugriff nur von verwalteten Geräten, Schutz vor Weiterleitungsregeln, Verschlüsselung sensibler Nachrichten, Secure Score als laufende Messgröße. Ergänzt um Microsoft 365 Backup & Archivierung, denn Microsoft sichert Ihre Postfächer und Dateien nicht gegen Löschung, Fehlbedienung oder Erpressung.

E-Mail-Archivierung nach GoBD

Ein- und ausgehende Mails werden automatisch, vollständig und unveränderbar archiviert – revisionssicher, durchsuchbar, mit Aufbewahrungsfristen und Zugriff nach Rollen. Was Ihre Verfahrensdokumentation dazu enthalten muss, klären Sie mit Ihrem Berater; wir liefern die technische Beschreibung.

Fachanwendungen und DATEV-Umfeld

Kanzleisoftware, Dokumentenmanagement, beA-Anbindung, E-Rechnungs-Eingang und -Ausgang: Wir sorgen für die Infrastruktur darunter – Server oder Cloud, Netzwerk, Endgeräte, Schnittstellen, Zertifikate. Im DATEV-Umfeld halten wir uns an die Vorgaben des Anbieters und stimmen uns mit Ihrem DATEV-Betreuer ab. Wir sind kein DATEV-Systempartner und geben das auch nicht vor – die Fachanwendung bleibt beim Anbieter, wir verantworten alles darunter. In der Praxis ist die Abstimmung zwischen beiden genau der Punkt, an dem es sonst hakt; die übernehmen wir.

Server raus aus dem Aktenkeller

Wo es zur Fachanwendung passt, migrieren wir Server in die TERRA Cloud in Deutschland – mit Cloud-Backup & Disaster Recovery, unveränderbaren Sicherungen und einer Wiederanlaufzeit, die Sie festlegen. Bleibt der Server im Haus, sichern wir ihn nach außen und testen die Wiederherstellung regelmäßig.

Mobiles Arbeiten, das dem Berufsgeheimnis standhält

Verwaltete Notebooks mit Festplattenverschlüsselung, Zugriff nur per VPN oder gehärtetem Cloud-Zugang, Trennung dienstlicher und privater Daten auf Mobiltelefonen, Fernlöschung bei Verlust. Als Managed Workplace bekommen Sie das pro Arbeitsplatz zum festen Monatspreis.

Support mit garantierter Reaktion

Als Managed IT-Service reagieren wir garantiert in unter 2 Stunden auf Ihr Ticket – am Fristtag genauso wie sonst. Monitoring, Patchmanagement, fester Ansprechpartner, Monatsreport und Quartals-Roadmap sind enthalten.

Welche Pflichten gelten für Kanzleien beim Einsatz von IT?

Berufsgeheimnis: Steuerberater, Rechtsanwälte und Notare unterliegen der Verschwiegenheit, deren Verletzung nach § 203 StGB strafbar ist. Die Einbeziehung von IT-Dienstleistern ist unter Bedingungen zulässig – dazu gehören eine schriftliche Verpflichtung des Dienstleisters zur Verschwiegenheit und der Grundsatz, dass er nur so viel Zugang erhält, wie nötig. Wir unterschreiben diese Verpflichtung, arbeiten mit personalisierten Zugängen und protokollieren Fernwartungen. Was für Ihre Kammer im Einzelnen gilt, prüfen Sie mit Ihrem Berufsrechtsberater.

Datenschutz und Auftragsverarbeitung: Für alle Systeme, in denen wir personenbezogene Daten verarbeiten, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Unsere Schwesterfirma CMD Datenschutz & Compliance stellt auf Wunsch den externen Datenschutzbeauftragten und erstellt das Verarbeitungsverzeichnis.

GoBD und Verfahrensdokumentation: Digitale Belege, E-Rechnungen und geschäftliche E-Mails müssen unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Wir liefern Archivierung, Backup und die technische Beschreibung der Systeme als Baustein Ihrer Verfahrensdokumentation.

Cyber-Versicherung: Versicherer setzen MFA, aktuelle Systeme und getrennte Backups voraus. Der Cyber-Versicherung-Check zeigt, ob Ihre Kanzlei die Bedingungen erfüllt. Rechtsberatung leisten wir nicht – wir setzen um, was Sie mit Ihren Beratern festlegen.

Wie läuft der Wechsel zu BES ab?

• Erstgespräch: Kanzleigröße, Fachanwendungen, Homeoffice-Anteil, aktuelle Sorgen – 30 Minuten, vertraulich.
• Bestandsaufnahme vor Ort: Server, Microsoft 365, Backup, Endgeräte, Zugänge – dokumentiert mit Docusnap, bewertet nach Risiko.
• Konzept mit Festpreis: Zuerst MFA, Backup und Archivierung, dann Server- und Arbeitsplatzthemen – abgestimmt auf Fristenkalender und Saison.
• Umsetzung außerhalb der Kernzeiten: Migrationen am Wochenende, Umstellungen der Arbeitsplätze nacheinander, Schulung des Teams.
• Betrieb: Festes Team, Monatsreport, Quartals-Roadmap – Sie wissen jederzeit, wo Ihre IT steht.

Kanzleien, die auf BES vertrauen

Zu unseren Kunden zählen Steuerberatungs- und Rechtsanwaltskanzleien in Nürnberg, Schwabach und Weißenburg – von der Einzelkanzlei bis zur Gesellschaft mit mehreren Standorten. Der Weg ist fast immer derselbe: zuerst Microsoft 365 härten und ein eigenes Backup aufsetzen, dann die E-Mail-Archivierung, danach der Server aus dem Aktenkeller in die TERRA Cloud. Namen nennen wir aus Rücksicht auf das Berufsgeheimnis nicht; ein Gespräch mit einer Kanzlei vergleichbarer Größe vermitteln wir auf Wunsch.

Häufige Fragen