Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
GoBD
Die GoBD sind die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Sie regeln, wie steuerlich relevante Daten digital erfasst, gespeichert und der Finanzverwaltung zugänglich gemacht werden müssen.
Was sind die GoBD?
Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. Sie verlangen, dass steuerrelevante Belege und Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar aufbewahrt werden. Für die IT bedeutet das: Buchungsrelevante E-Mails, Rechnungen, Verträge und die dazugehörigen Systeme müssen so gespeichert werden, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder protokolliert sind – über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg, also je nach Unterlage sechs oder zehn Jahre.
Ein zentrales Element ist die Verfahrensdokumentation: Sie beschreibt, wie Belege im Unternehmen entstehen, verarbeitet, archiviert und geschützt werden. Bei einer Betriebsprüfung muss der Prüfer anhand dieser Dokumentation das Verfahren verstehen können.
Warum die GoBD den Mittelstand betreffen
Jedes Unternehmen, das Bücher führt, ist betroffen – unabhängig von Größe und Branche. In der Praxis liegen die Risiken an typischen Stellen: Rechnungen kommen per E-Mail und werden im Postfach eines Mitarbeitenden aufbewahrt, der es jederzeit löschen kann. Belege werden gescannt, das Original vernichtet, ohne dass der Scanprozess dokumentiert ist. Eine Verfahrensdokumentation existiert nicht oder beschreibt einen längst veralteten Stand.
Was passiert, wenn nicht? Stellt der Prüfer formelle Mängel fest, kann er die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung anzweifeln. Das kann zu Hinzuschätzungen und damit zu Steuernachzahlungen führen. Zudem verlieren Sie im Streitfall Beweiskraft, wenn Belege nicht revisionssicher vorliegen.
Was BES daraus macht
BES Systemhaus sorgt für die technische Seite der GoBD-Konformität. Dazu gehört eine revisionssichere E-Mail-Archivierung, die ein- und ausgehende Nachrichten automatisch, vollständig und unveränderbar ablegt – ergänzend zum normalen Postfach und unabhängig davon, was Mitarbeitende löschen. In Microsoft-365-Umgebungen richten wir Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierung ein und sichern die Daten zusätzlich per Microsoft 365 Backup & Archivierung. Für die digitale Belegverarbeitung bindet unsere Schwesterfirma BES Software & Digitalisierung das Dokumentenmanagementsystem DocuWare ein, das Belege mit Protokollierung und Aufbewahrungsfristen verwaltet. Wie wir Microsoft 365 rechtssicher aufsetzen, lesen Sie unter Microsoft 365 Beratung & Härtung. Branchenspezifische Anforderungen behandeln wir unter IT für Kanzleien und IT für Handel.
Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Sprechen Sie die konkrete Ausgestaltung mit Ihrem Steuerberater ab.
Häufige Fragen
Reicht ein Backup als GoBD-Archiv?
Nein. Ein Backup dient der Wiederherstellung und wird regelmäßig überschrieben. Ein GoBD-Archiv muss Belege unveränderbar über die gesamte Frist aufbewahren und jederzeit auffindbar machen.
Müssen alle E-Mails archiviert werden?
Archivierungspflichtig sind E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt, etwa Rechnungen oder Auftragsbestätigungen. Da eine Vorauswahl fehleranfällig ist, archivieren die meisten Unternehmen den gesamten geschäftlichen Verkehr und regeln private Nutzung per Richtlinie.
Wer ist im Unternehmen für die GoBD verantwortlich?
Die Geschäftsführung. Sie kann die Umsetzung an Buchhaltung, IT und Dienstleister delegieren, bleibt aber gegenüber der Finanzverwaltung verantwortlich.