Am 1. Oktober 2026 beginnt Microsoft, Exchange Web Services in Exchange Online zu blockieren. Wer die notwendige Konfiguration nicht vorgenommen hat, erlebt an diesem Tag, dass Scanner keine E-Mails mehr verschicken, Archivierungslösungen ins Leere laufen und Fachanwendungen den Zugriff auf Postfächer verlieren. Bis dahin sind es nur noch wenige Wochen.

Was ist EWS überhaupt?

Exchange Web Services, kurz EWS, ist eine über 15 Jahre alte Programmierschnittstelle, über die andere Programme auf Exchange-Postfächer zugreifen: E-Mails lesen und senden, Kalender abfragen, Kontakte synchronisieren. Microsoft hat EWS bereits 2018 von der Weiterentwicklung ausgenommen und setzt seitdem auf Microsoft Graph als Nachfolger.

Das Tückische daran: EWS arbeitet unsichtbar im Hintergrund. In den meisten Unternehmen weiß niemand aus dem Kopf, welche Systeme die Schnittstelle nutzen – bis sie abgeschaltet wird.

Der Zeitplan

• Bis Ende August 2026: empfohlene Frist, um die EWS-Einstellung im Tenant aktiv zu setzen und eine Freigabeliste der erlaubten Anwendungen zu pflegen. Diese Frist ist bereits verstrichen.
• 1. Oktober 2026: Microsoft beginnt zu blockieren. Tenants, in denen die Einstellung nicht gesetzt wurde, werden automatisch auf deaktiviert gestellt – sämtliche EWS-Zugriffe werden abgewiesen. Und Achtung: Ist EWS zwar aktiviert, aber eine leere Freigabeliste hinterlegt, wird ebenfalls alles blockiert.
• 1. April 2027: endgültiges Aus. EWS wird vollständig abgeschaltet, die Einstellung verschwindet, es gibt keine Ausnahme mehr.

Was in der Praxis betroffen ist

Aus unserer Betreuungspraxis sind das die üblichen Verdächtigen:

• Multifunktionsgeräte und Scanner mit Scan-to-Mail über ein Postfach
• E-Mail-Archivierung – gerade ältere, revisionssichere Lösungen
• Backup-Software für Postfächer
• CRM- und ERP-Systeme, die Termine und Mails ins Postfach schreiben
• Telefonanlagen mit Kontaktabgleich oder Präsenzanzeige
• Raum- und Ressourcenbuchungssysteme, Displays vor Besprechungsräumen
• Ältere Outlook-Add-ins und Signaturlösungen
• Selbstgebaute Skripte, die irgendwann einmal jemand geschrieben hat

Erfahrungsgemäß fällt mindestens ein System auf, an das im Vorfeld niemand gedacht hat.

Was Sie jetzt tun sollten – in dieser Reihenfolge

1. Nutzung sichtbar machen

Im Microsoft 365 Admin Center gibt es Auswertungen zur EWS-Nutzung. Sie zeigen, welche Anwendungen im Tenant tatsächlich noch über EWS zugreifen. Das ist der einzige verlässliche Ausgangspunkt – Raten hilft hier nicht.

2. Sofortmaßnahme prüfen

Ist die EWS-Einstellung in Ihrem Tenant nie aktiv gesetzt worden, wird der Zugriff am 1. Oktober automatisch deaktiviert. Wer noch produktive Abhängigkeiten hat, verschafft sich mit der richtigen Konfiguration Luft bis April 2027. Das ist eine Übergangslösung, kein Ersatz für die Migration – aber es verhindert einen Ausfall zum Monatsanfang.

3. Hersteller in die Pflicht nehmen

Fragen Sie bei jedem betroffenen Produkt konkret nach: Gibt es eine Version, die Microsoft Graph nutzt? Ab wann? Ist sie in Ihrem Wartungsvertrag enthalten? Bei älteren Scannern und Telefonanlagen lautet die Antwort nicht selten: Es gibt keine – dann brauchen Sie einen anderen Weg, etwa den Versand über SMTP mit moderner Authentifizierung.

4. Auf Microsoft Graph migrieren

Für die meisten Szenarien existiert eine direkte Entsprechung in Graph. Der Aufwand liegt weniger in der Technik als in der Koordination: Berechtigungen anlegen, Konten umstellen, testen, nachziehen.

Der Fehler, den wir gerade oft sehen

Viele Unternehmen haben die Ankündigung gelesen, den Haken bei „betrifft uns vermutlich nicht" gesetzt und das Thema abgelegt. Das Problem: EWS-Abhängigkeiten stecken selten in der offensichtlichen Software, sondern in Geräten und Nebensystemen, die seit Jahren unauffällig laufen. Genau die melden sich am 1. Oktober – meist morgens, wenn der erste Scan nicht ankommt.

Wir prüfen das für Sie

Als IT-Dienstleister für Schwabach, Nürnberg und Weißenburg übernehmen wir die komplette Analyse und Umstellung:

• Auswertung der tatsächlichen EWS-Nutzung in Ihrem Tenant
• Zuordnung jeder Zugriffsquelle zu einem konkreten Gerät oder Programm
• Absicherung des Betriebs über die Freigabeliste als Übergang
• Abstimmung mit Ihren Softwareherstellern
• Migration auf Microsoft Graph oder eine geeignete Alternative
• Laufende Betreuung Ihrer Microsoft-365-Umgebung

Die Analyse dauert in einer typischen Umgebung wenige Stunden. Sie zu überspringen kostet deutlich mehr.

Stand: 22. Juli 2026 · BES Systemhaus GmbH, Schwabach · Weißenburg · Nürnberg