Datenschutzbeauftragter (DSB)

Was ist ein Datenschutzbeauftragter?

Die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz verpflichten Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten. In Deutschland greift die Pflicht in der Regel, wenn eine bestimmte Anzahl von Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt ist – in Deutschland ab 20 Personen –, oder unabhängig von der Mitarbeiterzahl, wenn besonders sensible Daten in großem Umfang verarbeitet werden oder eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist.

Der DSB muss fachkundig und zuverlässig sein, darf keine Interessenkonflikte haben – Geschäftsführer oder IT-Leiter kommen daher nicht in Frage – und ist weisungsfrei. Seine Aufgaben: Beratung, Überwachung der Einhaltung, Schulung, Mitwirkung bei Folgenabschätzungen, Zusammenarbeit mit der Aufsichtsbehörde.

Warum der Datenschutzbeauftragte für den Mittelstand relevant ist

Viele Unternehmen zwischen Nürnberg und Weißenburg überschreiten die Schwelle zur Benennungspflicht, ohne es zu merken – etwa, weil Vertrieb, Buchhaltung, Personal und Service regelmäßig mit Kundendaten arbeiten. Fehlt der DSB, ist das ein eigenständiger Verstoß. Intern jemanden zu benennen scheitert oft an Fachkunde, Zeit und dem besonderen Kündigungsschutz, der mit dem Amt verbunden ist.

Der externe DSB ist deshalb im Mittelstand die verbreitete Lösung: Er bringt Fachwissen mit, ist unabhängig, kostet planbar und kennt die Praxis vieler Unternehmen. Für Arztpraxen, Kanzleien, Personaldienstleister und Unternehmen mit Videoüberwachung oder Kundendatenbanken ist er häufig unverzichtbar.

Was passiert, wenn nicht? Neben Bußgeldern für die fehlende Benennung fehlt intern die Stelle, die Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, AV-Verträge, Löschkonzepte und Betroffenenanfragen strukturiert – Lücken, die bei der ersten Beschwerde oder Prüfung sichtbar werden.

Was BES daraus macht

Innerhalb der L&S Unternehmensgruppe übernimmt unsere Schwesterfirma CMD Datenschutz & Compliance (cmd-datenschutz.de) die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten und Informationssicherheitsbeauftragten. BES Systemhaus liefert die technische Seite, die der DSB braucht: dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen, Berechtigungskonzepte, Protokollierung, Verschlüsselung, Backup und eine aktuelle IT-Dokumentation aus unseren Managed IT-Services. Bei Projekten wie der Einführung von Microsoft 365 arbeiten Technik und Datenschutz von Anfang an zusammen, damit Aufbewahrung, Zugriffe und Standortfragen sauber geregelt sind. Wer weiter geht, verbindet Datenschutz und Informationssicherheit in einem System nach ISO 27001. Besonderheiten für Gesundheitsdaten finden Sie unter IT für Arztpraxen.

Hinweis: Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Ob eine Benennungspflicht besteht, klären Sie am besten im Gespräch mit einem Datenschutzexperten.

Häufige Fragen