Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
IT-Dokumentation
IT-Dokumentation ist die vollständige, aktuelle Beschreibung der gesamten IT-Landschaft eines Unternehmens – Hardware, Software, Netzwerk, Berechtigungen, Zugänge, Verträge und Abläufe. Sie macht die IT unabhängig vom Wissen einzelner Personen.
Was gehört zur IT-Dokumentation?
Eine belastbare IT-Dokumentation umfasst mehrere Ebenen. Das Inventar: alle Server, Arbeitsplätze, Netzwerkgeräte, Drucker, mobile Geräte mit Modell, Seriennummer, Standort und Garantie. Die Software: installierte Programme, Versionen, Lizenzen und Laufzeiten. Das Netzwerk: IP-Adressen, VLANs, Firewall-Regeln, WLAN, Standortkopplungen als Plan. Die Berechtigungen: Wer hat Zugriff auf welche Ordner, Postfächer und Systeme? Die Zugangsdaten: Administratorkonten in einem verschlüsselten Passwortspeicher. Die Verträge: Provider, Wartung, Lizenzen, Cloud-Dienste mit Kündigungsfristen. Und die Abläufe: Backup-Konzept, Notfallplan, Onboarding neuer Mitarbeitender, Änderungshistorie.
Manuell gepflegte Dokumentationen veralten in Wochen. Deshalb setzt professionelle Dokumentation auf Werkzeuge, die Inventar, Netzwerk und Berechtigungen automatisch erfassen und regelmäßig aktualisieren.
Warum IT-Dokumentation für den Mittelstand relevant ist
Fehlende Dokumentation ist einer der häufigsten Befunde, wenn wir Unternehmen in Mittelfranken übernehmen. Das Wissen steckt im Kopf des bisherigen Dienstleisters oder eines einzelnen Administrators. Fällt diese Person aus oder trennt man sich im Streit, beginnt die Suche nach Passwörtern, Lizenzen und der Frage, was der Server im Keller eigentlich macht. Jeder Wechsel des Dienstleisters wird so zum Risiko – und mancher bleibt deshalb bei einem Partner, mit dem er unzufrieden ist.
Auch im Alltag kostet fehlende Dokumentation Geld: Störungen dauern länger, weil Zusammenhänge erst rekonstruiert werden müssen. Berechtigungen wuchern, weil niemand weiß, wer was warum darf. Lizenzen werden doppelt gekauft oder fehlen bei der Prüfung. Und für GoBD-Verfahrensdokumentation, ISO 27001, NIS2 und Cyber-Versicherung ist ein aktuelles Inventar Grundvoraussetzung.
Was passiert, wenn nicht? Sie sind von Personen abhängig statt von Prozessen, zahlen für Suchzeit statt für Lösungen und können im Notfall nicht sagen, was wiederhergestellt werden muss.
Was BES daraus macht
BES Systemhaus dokumentiert jede betreute Umgebung mit Docusnap – wir sind Docusnap-Silver-Partner. Die Software inventarisiert automatisiert Hardware, Software, Netzwerk, Active Directory, Microsoft 365, Berechtigungen und Lizenzen, erzeugt Netzwerkpläne und Berechtigungsanalysen und aktualisiert sich regelmäßig. Zugangsdaten verwalten wir in einem verschlüsselten Passwortspeicher, Verträge und Abläufe im Kundendossier. Die Dokumentation gehört Ihnen und ist Bestandteil aller Managed IT-Services – auch das ist ein Punkt, den Sie beim Wechsel des IT-Dienstleisters einfordern sollten. Aus Docusnap leiten wir die Systemdokumentation für die GoBD-Verfahrensdokumentation, das Inventar für ein ISMS nach ISO 27001 und die Wiederanlaufreihenfolge für den IT-Notfallplan ab.
Häufige Fragen
Wem gehört die IT-Dokumentation?
Ihnen. Ein seriöser Dienstleister übergibt die vollständige Dokumentation auf Wunsch und bei Vertragsende. Lassen Sie sich das vertraglich zusichern.
Wie aktuell muss die Dokumentation sein?
Inventar, Netzwerk und Berechtigungen sollten automatisiert mindestens wöchentlich aktualisiert werden. Abläufe und Verträge prüfen wir im Quartalsgespräch.
Was kostet die Erstdokumentation einer bestehenden Umgebung?
Der Aufwand hängt von Größe und Zustand der IT ab und wird nach Umfang abgerechnet. Bei Übernahme in die Managed Services ist die Erstaufnahme Teil des Onboardings.