DATEV zieht in die Cloud – was 2026 wirklich auf Sie zukommt

Seit Wochen landen bei uns dieselben zwei Fragen auf dem Tisch. Von Kanzleien: „Wir haben Post von DATEV bekommen – müssen wir jetzt?“ Von Unternehmen mit eigener DATEV-Installation: „Unser Server ist von 2019, lohnt sich ein neuer überhaupt noch?“

Beide Fragen haben denselben Hintergrund, und beide werden gerade von einigen Marktteilnehmern beantwortet, als stünde das Ende der Welt bevor. Deshalb hier der nüchterne Stand.

Was DATEV tatsächlich angekündigt hat

DATEV stellt das Portfolio um. Die Lösungen ziehen ab 2026 schrittweise in die Cloud, und im Herbst 2026 startet die erste große Welle: DATEV Eigenorganisation wird auf DATEV Kanzleimanagement umgestellt, jede Kanzlei zu ihrem eigenen Zeitpunkt. Lohn, Finanzbuchhaltung und Steuern folgen danach, ein Datum dafür nennt DATEV nicht.

Zur lokalen Installation schreibt DATEV, die On-Premises-Varianten „laufen aus“. Sie bleiben während der Übergangsphase verlässlich in Betrieb, aber neue Entwicklungsschwerpunkte setzt DATEV nur noch in der Cloud.

Was DATEV nicht gesagt hat: einen Stichtag. Es gibt kein Datum, an dem die lokale Installation abgeschaltet wird. Wenn Ihnen das jemand erzählt, prüfen Sie, ob derjenige Ihnen gerade etwas verkaufen möchte.

Die Termine, die wirklich drücken

Der Druck kommt von woanders – und der ist konkret:

Wer heute auf Windows Server 2016 fährt, hat damit eine Entscheidung zu treffen – unabhängig davon, was DATEV mit der Cloud vorhat. Und genau an diesem Punkt lohnt es sich, nicht reflexhaft neue Hardware zu bestellen, sondern einmal durchzurechnen.

Die Acht, an der sich alles entscheidet

DATEV bietet zwei standardisierte Wege ins eigene Rechenzentrum, und sie unterscheiden sich in einer Zahl deutlicher als in allem anderen:

DATEV-SmartIT ist für höchstens acht gleichzeitige Nutzer ausgelegt, bis zu zwanzig dürfen verwaltet werden. Dafür gibt es 100 GB Speicher, drei Tage Datensicherung und eine Einrichtung, die man selbst per Assistent durchläuft. Ab 182,70 € im Monat.

DATEVasp skaliert frei, bringt 250 GB plus 10 GB je Nutzer mit, sichert 30 Tage und sagt 99 Prozent Verfügbarkeit zu. Vor der Bestellung ist ein Beratungstermin verpflichtend. Ab 425,25 € im Monat.

Entscheidend ist nicht, wie viele Mitarbeitende Sie haben, sondern wie viele davon gleichzeitig in DATEV arbeiten. In einer Kanzlei mit zwölf Leuten sitzen abends um sechs vielleicht noch drei im System – in der Jahresabschlussphase dagegen alle.

Der Punkt, an dem es in der Praxis scheitert

Nicht DATEV macht die Probleme. Es ist alles, was mit DATEV spricht.

In SmartIT sind hybride und lokale Drittanwendungen laut DATEV „grundsätzlich nur eingeschränkt möglich“. Sie brauchen ein Zusatzmodul, und es lassen sich nur ausgewählte, standardisierte Lösungen anbinden. Wer eine Warenwirtschaft mit Buchungsexport, ein Dokumentenmanagement mit DATEV-Schnittstelle oder eine Branchenlösung einsetzt, muss das vor der Entscheidung klären, nicht danach. Fällt eine davon durch, ist die Antwort oft DATEVasp.

Dazu die Dinge, die niemand auf der Rechnung hat: Der Dokumentenscanner, der in einen Ordner auf dem alten Server scannt. Der Kartenleser für SmartCard und beA. Die Etikettendrucker. Die Telefonanlage. Und der ganze Rest auf dem Server – Vorlagen, Auswertungen, Korrespondenz, E-Mail-Archive. DATEV zieht um, dieser Teil nicht.

Für Kanzleien kommt noch etwas dazu

Wenn ein IT-Dienstleister Zugang zu mandatsbezogenen Daten bekommt, greift § 62a Steuerberatungsgesetz. Der Vertrag bedarf der Textform und muss den Dienstleister zur Verschwiegenheit verpflichten, ausdrücklich mit Belehrung über die strafrechtlichen Folgen. Es muss geregelt sein, ob weitere Personen herangezogen werden dürfen – und wenn ja, sind diese ebenfalls in Textform zu verpflichten.

Das betrifft Fernwartung, Hosting und jeden Subunternehmer. In der Praxis fehlt diese Verpflichtung erstaunlich oft, auch bei langjährigen Dienstleistern. Der Umzug in die Cloud ist ein guter Anlass, das einmal nachzuholen. (Rechtsberatung ist das keine – was im Einzelfall genügt, entscheiden Ihre Kammer oder Ihr Berufsrechtler.)

Was wir raten

Erstens: keine Hektik, aber auch kein Aussitzen. Es gibt keinen Stichtag, aber es gibt Supportenden. Wer jetzt plant, hat die Wahl; wer im Dezember 2026 anfängt, hat sie nicht mehr.

Zweitens: zuerst zählen, dann entscheiden. Wie viele arbeiten gleichzeitig in DATEV? Welche Anwendungen hängen daran? Was trägt die Leitung? Diese drei Antworten entscheiden über SmartIT, DATEVasp oder vorerst weiter lokal – nicht der Preis.

Drittens: nicht jede Umgebung gehört ins Rechenzentrum. Es gibt Fälle, in denen der eigene Server für drei weitere Jahre die vernünftigere Antwort ist. Das sagen wir dann auch.

Wie die Wege im Einzelnen aussehen, was sie kosten und wie ein Umzug abläuft, haben wir auf einer eigenen Seite zusammengestellt: DATEV in die Cloud – SmartIT, DATEVasp oder lokal. Wenn Sie lieber direkt sprechen möchten: Unser Vertrieb ist unter 09122 98211-20 erreichbar.