Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
OneDrive
OneDrive for Business ist der persönliche Cloud-Speicher jedes Nutzers in Microsoft 365. Er ersetzt das Laufwerk „Eigene Dateien“ und den USB-Stick – und synchronisiert Dateien auf alle Geräte.
Definition
OneDrive for Business ist der Dateispeicher in Microsoft 365, der jedem Nutzer persönlich zugeordnet ist. Standardmäßig stehen 1 TB pro Nutzer zur Verfügung. Dateien werden zwischen PC, Notebook und Smartphone synchronisiert, lassen sich im Browser bearbeiten und gezielt mit Kolleginnen, Kollegen oder externen Partnern teilen.
Nicht zu verwechseln ist OneDrive for Business mit dem privaten OneDrive, das zu einem Microsoft-Konto gehört. Die Business-Variante wird vom Unternehmen verwaltet, unterliegt dessen Sicherheitsrichtlinien und gehört rechtlich dem Unternehmen, nicht dem Mitarbeitenden.
Warum OneDrive für den Mittelstand relevant ist
In vielen Betrieben liegen wichtige Arbeitsdateien auf lokalen Festplatten. Fällt das Notebook aus oder wird es gestohlen, sind die Daten weg – oder, schlimmer, in fremden Händen. OneDrive löst beides: Dateien liegen in der Cloud, sind verschlüsselt und lassen sich bei Geräteverlust aus der Ferne sperren, sofern Intune im Einsatz ist.
Für den Geschäftsführer zählt zusätzlich: Über die Funktion „Bekannte Ordner verschieben“ landen Desktop, Dokumente und Bilder automatisch in OneDrive – ohne dass Mitarbeitende etwas ändern müssen. Damit verschwindet das Problem, dass Wissen auf einzelnen Rechnern liegt und beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden verloren geht.
Die Kehrseite: Ohne Regeln teilen Mitarbeitende Dateien per Link an beliebige Empfänger. Freigabeeinstellungen, Ablaufdaten für Links und die Sperre anonymer Freigaben gehören deshalb zur Grundkonfiguration. Und auch hier gilt: Der Papierkorb ist kein Backup. Wird ein Nutzerkonto gelöscht, ist auch sein OneDrive nach einer Frist weg – ein Grund mehr für ein Microsoft 365 Backup & Archivierung.
Was BES daraus macht
BES Systemhaus richtet OneDrive als Teil des modernen Arbeitsplatzes ein: automatische Sicherung der bekannten Ordner, Freigaberegeln nach Vorgabe der Geschäftsführung, Verknüpfung mit Intune für Geräteverlust und ein externes Backup mit Aufbewahrungsfristen, die zum Unternehmen passen. Beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden übertragen wir dessen Dateien geordnet an die Nachfolge.
Im Managed Workplace ist das alles enthalten – von der Ersteinrichtung über den Support für Anwender bis zur regelmäßigen Prüfung der Freigaben. Für den Einstieg empfehlen wir ein Gespräch im Rahmen unserer Microsoft 365 Beratung & Härtung.
Häufige Fragen
Wem gehören die Daten in OneDrive for Business?
Dem Unternehmen. Administratoren können auf OneDrive-Inhalte zugreifen, sie übertragen oder sperren, etwa beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden. Das sollte in einer Richtlinie zur Nutzung von IT-Systemen geregelt sein.
Kann ich OneDrive auch für gemeinsame Abteilungsdateien nutzen?
Technisch ja, empfehlenswert nein. Gemeinsame Dateien gehören in SharePoint oder Teams, weil sie dort nicht an eine einzelne Person gebunden sind.
Wie lange bleiben gelöschte Dateien in OneDrive erhalten?
Gelöschte Dateien liegen für eine begrenzte Frist im Papierkorb, danach sind sie nicht mehr wiederherstellbar. Für längere Fristen und den Schutz vor Ransomware braucht es ein externes Backup.