Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb sind wir im Notfall noch am selben Tag bei Ihnen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
Unsere timeCard-Kampagne gehört zu den Gewinnern der Marketing Challenge 2026
REINER SCT hat unsere Kampagne zur elektronischen Personalakte ausgezeichnet. Überzeugt hat sie nicht, weil sie schön aussah, sondern weil sie eine Frist erklärt, die am 1. Januar 2027 jeden Arbeitgeber trifft.
Anfang September hat Michelle von 11designs, der Agentur in unserer Unternehmensgruppe, für BES Software eine Kampagne bei REINER SCT eingereicht – dem Hersteller hinter der Zeiterfassung timeCard. Thema: die Einführung der elektronischen Personalakte. Am 11. September kam die Antwort: Die Kampagne gehört zu den Gewinnern der Partner Marketing Challenge 2026.
Der Preis war ein ADAC-Fahrsicherheitstraining, das REINER SCT gemeinsam mit den ausgezeichneten Partnern veranstaltet hat. Am 4. November waren Thomas und Marco in Schlüsselfeld – also die beiden, die timeCard bei unseren Kunden tatsächlich einrichten und betreuen.
Warum ausgerechnet diese Kampagne
Marketingwettbewerbe gewinnt man selten mit schönen Bildern. Diese Kampagne hatte einen Anlass, den viele Unternehmen noch nicht auf dem Schirm haben – und genau das war der Punkt. Gebaut war sie als Hybrid: eine gezielte Mail an timeCard-Bestandskunden, dazu Beiträge auf Instagram und Facebook mit drei Schwerpunkten – Rechtssicherheit, Einfachheit, Information – und ein direkter Weg zur Terminbuchung.
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Rechtsgrundlage ist § 8 der Beitragsverfahrensverordnung, die Vorgaben zu Formaten, Dateibenennung und Archivierung stehen in den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV.
Neu ist die Pflicht im Kern nicht – sie gilt grundsätzlich schon seit 2022. Neu ist, dass die Befreiungsmöglichkeit am 31. Dezember 2026 ausläuft. Bisher konnten Betriebe sich beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag befreien lassen. Ab 2027 geht das nicht mehr, und Mischformen aus Papier, E-Mail und einzelnen Scans sind dann nicht mehr zulässig.
Was dabei oft übersehen wird
Die meisten denken bei „Entgeltunterlagen“ an die Lohnabrechnung. Die ist in aller Regel längst digital. Gemeint ist aber mehr – auch die begleitenden Unterlagen:
- Befreiungsanträge von Minijobbern zur Rentenversicherungspflicht
- Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
- Erklärungen kurzfristig Beschäftigter über weitere Beschäftigungen
- Mitteilungen der Krankenkassen zum Versicherungsstatus
- Nachweise zur Elterneigenschaft
Diese Papiere liegen in vielen Betrieben noch im Ordner im Personalbüro. Ab 2027 müssen sie elektronisch, strukturiert und jederzeit verfügbar sein – die Deutsche Rentenversicherung prüft das.
Zu den Formaten gibt es konkrete Vorgaben: zulässig sind unter anderem PDF, JPEG, PNG und TIFF, jede Unterlage als eigene, nachträglich nicht veränderbare Datei, und der Dateiname muss Art der Unterlage, Name der beschäftigten Person und zeitlichen Bezug erkennen lassen.
Ein Punkt, der in der Praxis gern untergeht: Wird ein handschriftlich unterschriebenes Dokument nur eingescannt, muss das Papieroriginal weiter aufbewahrt werden. Erst wenn der Arbeitgeber den Scan mit einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur versieht, darf das Papier weg.
Drei Dinge, die jetzt sinnvoll sind
Erstens: nachsehen, ob eine Befreiung vorliegt. Wenn ja, endet sie zum Jahreswechsel 2026/2027. Das ist der Termin, an dem es konkret wird.
Zweitens: klären, wo die begleitenden Unterlagen landen. Nicht die Abrechnung ist das Problem, sondern der Rest. Dafür braucht es eine Ablage mit festen Benennungsregeln und Zuständigkeiten – keine Sammelordner auf einem Laufwerk.
Drittens: den Lohndienstleister einbeziehen. Wer die Abrechnung außer Haus gibt, sollte früh besprechen, wer welche Unterlage ablegt – und wie mit den Unterlagen umgegangen wird, die heute noch auf Papier im Schrank liegen. Sonst stellt sich die Frage erst bei der Prüfung.
Was im Einzelfall genügt, entscheidet der Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung. Eine Rechtsberatung ist dieser Beitrag nicht.
Und das Training
Dass ausgerechnet ein Fahrsicherheitstraining dabei herauskam, passt besser, als es zunächst klingt. Unsere Technik ist an drei Standorten unterwegs, oft kurzfristig und oft dann, wenn es eilig ist. Ein Tag auf dem Übungsgelände ist für dieses Team nützlicher als die meisten Preise, die man bei solchen Wettbewerben gewinnen kann.
Thomas und Marco haben danach aufgeschrieben, was hängen geblieben ist:
„Selbst am Steuer zu erleben, welche enorme Auswirkung nasse und verschmutzte Fahrbahnen schon bei 40 km/h auf Bremsweg und Fahrverhalten haben, ist erschreckend und öffnet einem die Augen. Das Fahrtraining macht klar, dass der ein oder andere unfallfreie Tag wohl weniger mit Fahrkönnen, als mit einer guten Portion Glück zu tun hatte. Ab sofort gilt: Besser 5 Minuten später ankommen als gar nicht.“
„Das Training war fordernd und sehr informativ. Ich habe wieder einiges dazugelernt, zum Beispiel wie man richtig reagiert, wenn das Fahrzeug ins Schleudern gerät – das wird mir in zukünftigen Situationen sicher weiterhelfen können.“
Glückwunsch an Michelle – und an Thomas und Marco die Bitte, das Gelernte auf der A6 auch anzuwenden.
