Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
E-Mail-Archivierung
E-Mail-Archivierung ist die unveränderbare, vollständige und durchsuchbare Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails über die gesetzliche Frist. Sie ist für Unternehmen Pflicht – und etwas anderes als ein Backup.
Definition
E-Mail-Archivierung bezeichnet ein Verfahren, bei dem ein- und ausgehende E-Mails automatisch beim Versand oder Empfang in ein Archiv kopiert werden, das nachträgliche Änderungen oder Löschungen ausschließt. Das Archiv ist durchsuchbar, protokolliert Zugriffe und hält die Mails über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist vor.
Rechtliche Grundlage sind die GoBD – die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – zusammen mit den Aufbewahrungsfristen aus Handels- und Steuerrecht. Eine E-Mail, die als Handelsbrief oder Buchungsbeleg gilt, muss demnach im Original aufbewahrt werden, nicht als Ausdruck.
Warum E-Mail-Archivierung für den Mittelstand relevant ist
Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Reklamationen – ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz läuft heute per E-Mail. Damit ist sie steuerlich relevant. Bei einer Betriebsprüfung kann der Prüfer verlangen, E-Mails aus zurückliegenden Jahren vollständig und unverändert einzusehen. Fehlen sie, weil Mitarbeitende gelöscht haben oder Postfächer nach dem Ausscheiden entfernt wurden, drohen Schätzungen und im Extremfall der Verwurf der Buchführung.
Die verbreitete Annahme, das Backup erledige das, hält nicht stand. Ein Backup sichert den Zustand eines Zeitpunkts und wird nach einiger Zeit überschrieben; es beweist nicht, dass eine Mail unverändert ist, und lässt sich nicht nach einzelnen Mails über Jahre durchsuchen. Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Online kommen dem näher, sind aber für Unternehmen ohne ergänzende Maßnahmen und Verfahrensdokumentation meist nicht ausreichend.
Ein zweiter Punkt ist der Datenschutz: Private Mails von Mitarbeitenden dürfen nicht ohne Regelung archiviert werden. Deshalb gehört zur Einführung eine Richtlinie, die private Nutzung der Firmenadresse untersagt oder klar regelt.
Was BES daraus macht
BES Systemhaus führt E-Mail-Archivierung für Microsoft 365 und lokale Exchange-Umgebungen ein: Auswahl der Lösung, Anbindung an den Mailfluss, Aufbewahrungsfristen nach Vorgabe des Steuerberaters, Zugriffsrechte für Geschäftsführung und Buchhaltung, Protokollierung. Die begleitende Verfahrensdokumentation und die datenschutzrechtliche Absicherung übernimmt auf Wunsch unsere Schwesterfirma CMD Datenschutz & Compliance.
Archivierung, Microsoft 365 Backup & Archivierung und Aufbewahrungsrichtlinien planen wir gemeinsam, damit sich die drei Bausteine ergänzen statt zu überschneiden. Den Rahmen bildet unsere Microsoft 365 Beratung & Härtung; den Betrieb übernehmen wir als Teil der Managed IT-Services.
Häufige Fragen
Muss jede E-Mail archiviert werden?
Archivierungspflichtig sind E-Mails mit steuerlicher oder handelsrechtlicher Relevanz. Da eine automatische Vorsortierung in der Praxis nicht zuverlässig funktioniert, archivieren die meisten Unternehmen den gesamten geschäftlichen Mailverkehr und regeln die private Nutzung per Richtlinie.
Wie lange müssen E-Mails aufbewahrt werden?
Je nach Art der Unterlage gelten unterschiedliche Fristen aus Handels- und Steuerrecht, typischerweise zwischen sechs und zehn Jahren. Die konkrete Frist für Ihr Unternehmen klären Sie mit dem Steuerberater; wir richten das Archiv entsprechend ein.
Ist eine Aufbewahrungsrichtlinie in Exchange Online nicht dasselbe?
Sie verhindert Löschungen, ist aber kein vollständiges Archiv im Sinne der GoBD: Es fehlen unter anderem die Verfahrensdokumentation, der Nachweis der Unveränderbarkeit und die Trennung vom produktiven System. Für die Prüfungssicherheit empfehlen wir eine eigene Archivlösung.