Jede Branche hat ihre eigenen Stolpersteine. Wir kennen sie, weil wir sie in der Region täglich sehen.
- ProduktionMaschinennetze trennen, Hallen-WLAN, Wiederanlauf
- LogistikScanner, mehrere Standorte, Erreichbarkeit
- HandelKassensysteme, Filialen, Shop-Anbindung
- ArztpraxenVertraulichkeit belegen, Praxissoftware, TI
- KanzleienRechtssichere Archivierung, Mandantentrennung
- Kommunen & StadtwerkeNIS2, Netztrennung, Nachweise für die Aufsicht
- DienstleisterMobiles Arbeiten, Cloud, Zusammenarbeit
Eigene Leute an drei Standorten in Mittelfranken – deshalb können wir im Notfall denselben Tag zusagen.
Hand in Hand
Alles rund um Ihre IT – aus einer Hand
Von der Leitung im Serverraum bis zur KI im Arbeitsalltag: zwölf Bereiche, für jeden davon eigene Spezialisten. Was BES nicht selbst macht, übernimmt ein Haus der L&S Unternehmensgruppe – abgestimmt, nicht weitergereicht.
Exchange Online
Exchange Online ist der E-Mail- und Kalenderdienst von Microsoft 365. Er ersetzt den klassischen Exchange Server im eigenen Serverraum durch einen Dienst aus der Microsoft-Cloud.
Definition
Exchange Online ist die Cloud-Variante des Microsoft Exchange Servers. Postfächer, Kalender, Kontakte und Aufgaben liegen in Rechenzentren von Microsoft und werden über Outlook, den Browser oder Mobilgeräte genutzt. Der Dienst ist Bestandteil der meisten Microsoft-365-Pläne, etwa Business Standard, Business Premium oder E3.
Anders als beim eigenen Exchange Server entfallen Hardware, Betriebssystem, Updates und Wartungsfenster. Microsoft sorgt für Verfügbarkeit und Sicherheitsupdates der Plattform, das Unternehmen bleibt für Konfiguration, Berechtigungen und Daten verantwortlich.
Warum Exchange Online für den Mittelstand relevant ist
Viele Unternehmen in Mittelfranken betreiben noch einen lokalen Exchange Server, oft auf Hardware, die älter als fünf Jahre ist. Diese Systeme sind ein häufiges Einfallstor für Angriffe: Ein nicht gepatchter Exchange Server war in den vergangenen Jahren mehrfach Auslöser für Ransomware-Vorfälle. Hinzu kommen Kosten für Serverhardware, Lizenzen, Backup und die Arbeitszeit, die ein Administrator in Wartung steckt.
Exchange Online verlagert diese Aufgaben zu Microsoft. Für Unternehmen mit 10 bis 250 Arbeitsplätzen bedeutet das planbare Kosten pro Nutzer, Postfächer von 50 GB und mehr, Mobilzugriff ohne VPN und eine Integration mit Teams, SharePoint und OneDrive.
Zwei Punkte werden dabei gern übersehen. Erstens: Exchange Online ist kein Backup. Gelöschte Mails verschwinden nach Ablauf der Papierkorb-Fristen endgültig, sofern keine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein externes Microsoft 365 Backup greift. Zweitens: Die GoBD verlangt eine revisionssichere Aufbewahrung geschäftlicher E-Mails – das leistet Exchange Online allein nicht, dafür braucht es eine E-Mail-Archivierung.
Was BES daraus macht
BES Systemhaus migriert Postfächer vom lokalen Exchange Server oder von anderen Anbietern nach Exchange Online – in der Regel ohne Unterbrechung für die Mitarbeitenden, mit Parallelbetrieb während der Umstellung. Danach übernehmen wir die laufende Betreuung: Härtung nach Secure Score, Schutz vor Phishing, Regeln für Weiterleitungen und Freigaben, Anbindung von Backup und Archivierung.
Wer den Umstieg plant, startet am besten mit einer Bestandsaufnahme: Welche Postfächer, Verteiler und Ressourcen gibt es, welche Anwendungen versenden Mails über den Server, welche Aufbewahrungspflichten gelten? Das klären wir im Rahmen unserer Microsoft 365 Beratung & Härtung – und betreiben die Umgebung anschließend als Teil unserer Managed IT-Services.
Häufige Fragen
Ist Exchange Online dasselbe wie Outlook?
Nein. Outlook ist das Programm auf dem PC oder Smartphone, Exchange Online ist der Dienst dahinter, der Mails, Kalender und Kontakte speichert und synchronisiert. Outlook kann auch mit anderen Mailservern arbeiten.
Brauche ich mit Exchange Online noch ein Backup?
Ja. Microsoft sichert die Plattform gegen Ausfälle, nicht Ihre Daten gegen Löschung, Fehlbedienung oder Verschlüsselung durch Angreifer. Ein separates Backup mit eigenen Aufbewahrungsfristen ist für Unternehmen Standard.
Was passiert mit dem alten Exchange Server nach der Migration?
Er wird nach einer Übergangsphase kontrolliert abgeschaltet. Bei hybriden Umgebungen bleibt manchmal ein Server für die Verwaltung bestehen; ob das nötig ist, hängt von der Active-Directory-Struktur ab und wird vor der Migration geklärt.